Revizuirea Salesforce: eficientizarea automatizării fluxului de lucru PDF

Rezumat. Acest articol vă arată cum să utilizați Salesforce pentru a implementa automatizarea fluxului de lucru pdf de la capăt la capăt, de la generarea de documente de marcă până la colectarea semnăturilor și arhivarea cu trasee complete de audit. Veți învăța când să utilizați funcțiile native Salesforce față de instrumentele AppExchange, cum să orchestrați fluxurile și de unde provine rentabilitatea investiției.

Acoperim de ce, cum, beneficiile care contează pentru directori și cazuri concrete de utilizare. Închidem cu o cale pragmatică către valoare și modul în care Makeitfuture vă poate ajuta să obțineți rezultate măsurabile.

DE CE AUTOMATIZAȚI FLUXURILE DE LUCRU PDF?

PDF-urile stau în centrul proceselor comerciale, de la oferte și formulare de comandă până la contracte, facturi și notificări de conformitate. Pașii manuali încetinesc veniturile, creează refaceri și introduc riscuri. Cu automatizarea fluxului de lucru pdf, conectați documente la sistemul dvs. de înregistrare, reduceți latența și impuneți consistența.

• Accelerați ciclurile de venituri. Generarea digitală și semnătura electronică reduc durata de procesare de la câteva zile la minute. Studiul Forrester privind impactul economic total al DocuSign a constatat că timpul mediu până la semnare a scăzut de la 5 zile la 37 de minute, eliberând capacitatea de vânzări și accelerând fluxul de numerar.
• Reduceți erorile și disputele. Îmbinarea câmpurilor de la Salesforce elimină introducerea manuală a tastelor, asigură-te că entitățile juridice, prețurile și termenii se potrivesc cu înregistrările dvs. și reduceți refacerea.
• Consolidarea conformității. Șabloanele automate, porțile de aprobare, autentificarea semnăturilor și jurnalele de audit acceptă controale pentru industriile reglementate și guvernanța întreprinderii.
• Cost de operare mai mic. Manipularea hârtiei, scanarea și editările ad-hoc sunt înlocuite cu procesarea directă. Forrester raportează, de asemenea, costuri materiale și economii de forță de muncă cu programe de semnătură digitală.
• Îmbunătățiți vizibilitatea. Fiecare eveniment de document devine date. Puteți urmări timpii ciclurilor pe segmente, puteți identifica blocajele și puteți prognoza cu mai multă încredere.

Notă de strategie pentru lideri, păstrați fișierele ca ieșire, nu o bază de date. Mutați datele, nu fișierele. Salesforce ar trebui să rămână singura sursă de adevăr, în timp ce automatizarea asamblează PDF-uri și scrie înapoi starea, linkurile și etapele cheie.

UTILIZAREA SALESFORCE PENTRU AUTOMATIZAREA FLUXURILOR DE LUCRU PDF

forță de vânzare vă oferă elementele de bază pentru automatizarea PDF-urilor pe tot parcursul ciclului de viață. Utilizați Salesforce Flow pentru a declanșa crearea documentelor din modificările, aprobările sau programările înregistrărilor. Generați PDF-uri cu randare nativă Visualforce sau cu aplicații de generare de documente precum Conga Composer, S Docs, Formstack Documents sau Nintex Drawloop. Trimiteți spre semnare prin DocuSign eSignature pentru Salesforce sau Adobe Acrobat Sign, apoi stocați fișierul final, evident de manipulare, în fișierele Salesforce, cu o pistă de audit completă și starea înregistrării inițiale.

Modelul este simplu. Orchestrați cu Flow, generați cu un motor șablon, trasați pentru semnătura electronică, apoi actualizați înregistrările și fișierele. Pentru un aport complex de PDF-uri terțe, adăugați MuleSoft RPA sau un serviciu OCR pentru a clasifica, extrage și posta date în Salesforce.

BENEFICIILE AUTOMATIZĂRII FLUXURILOR DE LUCRU PDF CU SALESFORCE

Centralizare fluxuri de lucru pentru documente pe Salesforce vă oferă control, viteză și rezultate măsurabile. Scurtați timpul până la venituri, reduceți costurile de deservire și întăriți conformitatea, păstrând în același timp observabil fiecare pas.

• Timpi de ciclu mai rapizi. Declanșați crearea documentelor la etapa exactă de vânzare sau service și ruta automată pentru semnătură. Cercetările independente ale TEI arată că programele de semnătură digitală determină reduceri dramatice ale timpilor de rotație, adesea la mai puțin de o oră pentru acordurile standard.
• Cost mai mic pe tranzacție. Eliminați imprimarea, scanarea, expedierea și reconcilierea manuală. Analizele TEI ale programelor de semnătură electronică cuantifică economiile în dolari în materiale și forță de muncă.
• Mai puține erori și refaceri. Îmbinarea câmpurilor de la Salesforce asigură că numele clienților, persoanele juridice, prețurile, reducerile și adresele sunt corecte. Excepțiile sunt surprinse în Flow pentru revizuire umană, în loc să alunece în sălbăticie.
• Conformitate pregătită pentru audit. Urmăriți cine a generat ce document, ce a fost trimis, cine a semnat și când. Utilizați Salesforce Shield pentru monitorizarea evenimentelor și urmărirea auditului pe teren și stocați PDF-uri evidente alături de înregistrări.
• Experiență mai bună pentru clienți și parteneri. PDF-urile curate, de marcă, mai puține e-mailuri înainte și înapoi, semnături mobile și confirmări instantanee reduc frecarea și îmbunătățesc NPS.
• Fundația de date pentru AI și analiză. Fiecare pas de document generează telemetrie în Salesforce. Puteți compara conversia în funcție de șablon, segment sau regiune și modele de feed cu marcaje de timp și stări fiabile.
• Scalabilitate și guvernare. Profilurile Salesforce, seturile de permisiuni și procesele de aprobare vă permit să controlați cine poate genera ce și când. Șabloanele și clauzele pot fi versificate și auditate.
• Verificarea viitorului. Pe măsură ce automatizarea și AI se extind, mai multe activități devin automatizabile între roluri. Analiza McKinsey arată că o mare parte a sarcinilor din activitatea de cunoaștere pot fi automatizate, iar procesele de documente sunt candidați principali.

CAZURI DE UTILIZARE PENTRU AUTOMATIZAREA PDF SALESFORCE

Începeți acolo unde se intersectează volumul și varianța. Documentele de înaltă frecvență cu structură previzibilă oferă un ROI rapid. Mai jos sunt modele pe care le vedem reușind în IMM-uri, platforme SaaS și întreprinderi.

• Citate și propuneri. Generați PDF-uri de cotații din înregistrările Oportunitate sau Cotație, includeți elemente de linie opționale și niveluri de prețuri, apoi direcționați spre aprobare și semnare. Șabloane CPQ Salesforce
• Formulare de comandă și reînnoiri. Asamblați termeni comerciali pe baza pachetelor de produse și a drepturilor, aplicați proporția și trimiteți spre semnătură electronică cu DocuSign sau Adobe Sign. DocuSign pentru Salesforce, Acrobat Sign pentru Salesforce
• Acorduri de master și NDA. Utilizați bibliotecile de clauze și secțiunile condiționate pentru a adapta termenii în funcție de regiune și segment, apoi arhivați copiile semnate în Conturi și oportunități.
• Facturi și declarații. Generați facturi PDF din obiecte de facturare sau obiecte personalizate, atașați la e-mailuri și postați linkuri către portalurile clienților.
• Rapoarte de service și comenzi de lucru pe teren. Produceți rezumate ale lucrărilor cu fotografii și piese utilizate din datele Field Service, capturați deconectarea clientului pe dispozitiv și stocați în Fișiere.
• Pachete de onboarding. Automatizați scrisorile de bun venit, ghidurile de service și formularele de lansare atunci când o tranzacție ajunge la închisă câștigată, cu sarcini atribuite proprietarilor.
• Conformitate și dezvăluiri. Trimiteți notificări de confidențialitate, solicitări KYC sau actualizări de politici, urmăriți confirmările din înregistrările de contact și mențineți o pistă de audit care poate fi căutată.
• Activarea partenerului. Emiteți acorduri de revânzător și actualizări de programe din evenimentele comunității partenere, urmăriți cine a acceptat și controlați accesul în funcție de nivel.
• Reclamații și aport de aplicații. Ingerați PDF-uri terțe prin e-mail sau S3, clasificați și extrageți câmpuri cu RPA sau OCR, apoi creați sau actualizați înregistrările Salesforce. MuleSoft RPA
• HR și operațiuni interne. Automatizați scrisorile de ofertă, semnăturile de politici și aprobările de cheltuieli pentru angajați și furnizori cu aceeași stivă de documente.

CUM VĂ POATE AJUTA MAKEITFUTURE CU SOLUȚII DE AUTOMATIZARE A FLUXULUI DE LUCRU PDF?

Concluzie. Salesforce poate alimenta automatizarea fluxului de lucru pdf de la generație la semnătură la arhivare, cu observabilitate și control pe care foile de calcul și unitățile partajate nu se vor potrivi niciodată. Avantajul apare în timpi mai rapizi de ciclu, mai puține erori, audituri mai curate și clienți mai fericiți.

Arhitectăm și livrăm automatizări care rămân. Makeitfuture combină expertiza Salesforce, instrumentele de generare a documentelor și know-how-ul de integrare pentru a înlocui pașii manuali cu fluxuri directe. Poziția noastră este simplă. Începeți cu un document de volum mare, instrumentați totul, apoi scalați.

1. Descoperire. Hartați-vă călătoriile curente PDF, volumele, căile de excepție și nevoile de conformitate. Timpul și costul ciclului de referință de referință.
2. Proiectare. Selectați mixul potrivit de instrumente, definiți modele de date, șabloane și logică de aprobare. Scrieți un scor simplu de succes.
3. Pilot. Implementați unul sau două fluxuri într-un segment controlat, integrați semnătura electronică și măsurați rezultatele față de linia de bază.
4. Lansare. Consolidați șabloanele, construiți guvernanța pentru gestionarea versiunilor și acces, instruiți utilizatorii și retrageți procesele umbrite.
5. Scalați și optimizați. Extindeţi documentele adiacente, adăugaţi OCR pentru PDF-urile de intrare şi analizele prin cablu pentru îmbunătăţirea continuă.

Dacă doriți ca un partener să se miște rapid fără a încălca conformitatea, ar trebui să vorbim. Explorați serviciile noastre de automatizare și vedeți cum ajutăm echipe ca dvs. să livreze fluxul de lucru la nivelul producției în săptămâni, nu trimestre. Contacteaza-ne!