Gmail Se primește pe e-mail o factură de la furnizor.
DeclanșatorConsultanță și automatizarea proceselor contabile
Identificăm unde echipa ta financiară mai mută date manual, apoi automatizăm. Facturi de la furnizori, încasări, reconciliere bancară, e-Factura și raportare rulează în programele pe care le folosești deja, cu contabilii tăi în control.
Programează o consultație- Automatizarea facturilor de la furnizori
- Reconciliere bancară și închidere de lună
- Integrare e-Factura cu ANAF
- Conectat la programul tău de contabilitate
- Gmail
-
Make Se extrag furnizorul, liniile și totalurile și se potrivesc cu comanda.
Acțiune -
Smartbill Se înregistrează în contabilitate, iar sumele peste prag merg la aprobare.
Acțiune -
Slack Se notifică echipa financiară doar pentru excepțiile care cer o decizie.
Acțiune
Beneficii
Cum te poate ajuta automatizarea contabilității?
-
Reduci costul pe factură
Facturile primite pe e-mail sunt preluate, potrivite cu comanda și înregistrate fără ca cineva să le retasteze, așa că volumul nu mai cere oameni în plus.
-
Închizi luna mai repede
Reconcilierile, provizioanele și pașii din checklist rulează în fundal pe toată perioada de închidere, iar finalul de lună nu mai e o săptămână de alergat după informații.
-
Încasezi mai devreme
Încasările se urmăresc singure, cu memento-uri programate și escaladare pe vechime, ceea ce scurtează termenul mediu de încasare fără ca cineva să facă pe recuperatorul.
-
Elimini erorile manuale
Cifrele ajung direct din documentul sursă în contabilitate, așa că greșelile de tastare, dublurile și cursurile valutare vechi nu mai apar în rapoarte.
-
Ești pregătit pentru audit și ANAF
Fiecare document este arhivat, înregistrat și trasabil pe măsură ce circulă, iar auditurile, declarațiile și e-Factura nu mai sunt o cursă după dovezi.
-
Vezi poziția de cash în timp real
Raportarea automată arată continuu cash flow-ul, vechimea facturilor și sumele neîncasate, nu o imagine adevărată doar în ziua în care a fost făcută.
Expertiza Makeitfuture
Susținută de certificări recunoscute în industrie și metrici de performanță
-
500+
Clienți
-
15000+
Automatizări
-
7+
Ani de experiență
-
< 6 luni
Timp până la ROI
Exemple
Exemple de automatizare a proceselor contabile
Șase fluxuri financiare pe care le implementăm cel mai des, de la facturile de la furnizori și reconciliere bancară până la e-Factura, închiderea de lună și raportare automată.
01 / 06
-
Automatizarea facturilor de la furnizori
Facturile primite vin în orice format și tot trebuie citite, potrivite și aprobate. Le preluăm oriunde ajung, le potrivim cu comanda, trimitem la aprobare ce depășește pragul și înregistrăm restul direct.
- Gmail
Sosește o factură pe e-mail sau într-un folder comun.
Declanșator - Make
Se extrag furnizorul, liniile și totalurile și se potrivesc cu comanda.
Acțiune - Smartbill
Se înregistrează în contabilitate, iar sumele peste prag merg la aprobator.
Acțiune - Slack
Se notifică echipa financiară doar pentru excepțiile care cer o decizie.
Acțiune
-
-
Încasări și urmărirea restanțelor
Automatizarea încasărilor care urmărește în locul tău. Facturile pleacă programat, memento-urile escaladează pe măsură ce trec zilele, iar plățile se reconciliază singure pe clientul corect, fără un fișier ținut manual.
- Smartbill
O factură depășește scadența fără o plată corespondentă.
Declanșator - Make
Se calculează intervalul de vechime și se alege memento-ul potrivit.
Acțiune - Gmail
Se trimite memento-ul din partea responsabilului, cu factura și linkul de plată.
Acțiune - Slack
Se escaladează către responsabil când factura trece pragul de vechime agreat.
Acțiune
-
-
Integrare e-Factura cu ANAF
Facturile emise sunt convertite în formatul cerut, trimise în SPV și confirmate automat, iar cele primite sunt descărcate și înregistrate în contabilitate. Erorile de validare ajung la om, nu într-un raport descoperit peste o lună.
- Smartbill
O factură este emisă sau primită în sistemul contabil.
Declanșator - Make
Se generează formatul cerut și se transmite în SPV, cu preluarea confirmării.
Acțiune -
Airtable Se ține evidența stărilor și se semnalează erorile de validare către un responsabil.
Acțiune -
Google Drive Se arhivează factura și dovada transmiterii, pregătite pentru control.
Acțiune
-
-
Reconciliere bancară
Liniile din extras sunt preluate zilnic și potrivite cu facturi, plăți și cheltuieli după regulile tale. Ce nu se potrivește curat intră într-o listă de verificat, în loc să rămână nereconciliat până la final de lună.
- Make
Tranzacțiile bancare noi sunt preluate zilnic, programat.
Declanșator - Smartbill
Fiecare linie este potrivită cu o factură, o plată sau o cheltuială după regulile tale.
Acțiune - Airtable
Ce rămâne nepotrivit intră la verificare, cu variantele ordonate pentru cel care decide.
Acțiune - Slack
Se trimite un sumar zilnic cu ce s-a reconciliat și ce mai cere o decizie.
Acțiune
-
-
Închiderea de lună
Checklistul de închidere rulează singur: note contabile recurente înregistrate, solduri verificate, documente justificative adunate și responsabili anunțați. Echipa verifică cifrele în loc să le adune.
- Make
Se deschide perioada de închidere în ziua lucrătoare agreată.
Declanșator - Airtable
Se generează checklistul cu responsabili, dependențe și termene.
Acțiune - Smartbill
Se înregistrează notele recurente și se semnalează conturile ieșite din toleranță.
Acțiune - Google Drive
Se adună documentele justificative într-un folder datat, pregătit pentru audit.
Acțiune
-
-
Rapoarte financiare automatizate
Rapoartele de cash flow, vechime a facturilor și marjă se construiesc singure din datele contabile și ajung în inbox sau în dashboard-ul unde se ia decizia, la frecvența cerută de conducere.
- Smartbill
Se încheie perioada de raportare sau pornește programarea săptămânală.
Declanșator - Make
Se preiau datele contabile, bancare și din pipeline și se calculează indicatorii agreați.
Acțiune -
Google Sheets Se construiesc vizualizările de cash flow, vechime și marjă, cu comparații față de perioada anterioară.
Acțiune - Slack
Raportul ajunge la conducere, cu variațiile care merită atenție evidențiate.
Acțiune
-
Cum lucrăm
Cum construim automatizarea contabilității tale
- 01
Auditul procesului financiar
Stăm cu oamenii care fac munca și cartografiem unde datele financiare sunt retastate, urmărite sau reconciliate manual, apoi măsurăm fiecare punct în ore și rată de eroare. Primești harta indiferent dacă implementezi cu noi.
- 02
Recomandăm, apoi delimităm
Uneori răspunsul este o setare din programul pe care îl ai deja, iar noi o spunem. Acolo unde automatizarea merită, definim fluxul, sistemele pe care le atinge și indicatorul pe care trebuie să îl miște.
- 03
Construim pe ce ai deja
Fluxurile intră în programul tău de contabilitate, în bancă, în CRM și în ERP, nu într-o platformă pe care ți-o revindem, deci fără licențe noi și fără un silo nou de întreținut.
- 04
Demonstrăm, apoi predăm
Un singur flux intră în producție și este măsurat față de nivelul stabilit la audit. Echipa ta financiară primește documentația și controlul, cu suport din partea noastră cât timp se așază.
Platforme și instrumente
Instrumentele financiare pe care construim
Nu revindem software de contabilitate, așa că acesta este stack-ul pe care automatizăm și pe care îl legăm între el. Dacă programul tău este aici, lucrăm pe licența pe care o ai deja.
Lucrăm și pe sevDesk, bexio, Fastbill și Oblio, iar DATEV, Xero, SAP și NetSuite se conectează prin integrare ERP și integrare CRM. Nu îți vezi programul de contabilitate? Întreabă-ne, construim un conector dedicat când nu există unul.
Ce este automatizarea contabilității?
Automatizarea contabilității înseamnă folosirea programelor, a integrărilor și a AI pentru a duce la capăt munca financiară repetitivă, fără introducere manuală de date. Acoperă de obicei facturile de la furnizori, încasările, reconcilierea bancară, închiderea de lună și raportarea financiară, iar oamenii verifică excepțiile în loc să tasteze fiecare linie.
Doi termeni apropiați sunt folosiți greșit ca sinonime:
- Automatizarea evidenței contabile este varianta îngustă: preluarea și încadrarea tranzacțiilor într-un singur program.
- Automatizarea facturilor de la furnizori este un singur flux din ea: preluare, potrivire cu comanda, aprobare și plată.
- Automatizarea proceselor contabile este întregul proces financiar, inclusiv predările între programul de contabilitate, bancă, CRM și ERP.
- Gmail
Se primește un email la care este atașată o factură.
Declanșator - Google Drive
Factura este salvată într-un folder dedicat.
Acțiune - Smartbill
Se transferă automat către software-ul contabil.
Acțiune - Slack
Echipa de plăți este notificată despre factura adăugată.
Acțiune
Cum alegi
De ce ai nevoie: evidență contabilă, facturi de la furnizori sau întregul proces contabil?
Cele trei ajung pe aceeași listă scurtă și rezolvă porțiuni diferite din problemă. Care dintre ele îți trebuie de fapt este de obicei prima oră dintr-o discuție de consultanță.
| Criteriu | Automatizarea evidenței contabile | Automatizarea facturilor de la furnizori | Automatizarea proceselor contabile |
|---|---|---|---|
| Ce acoperă | Preluarea și încadrarea tranzacțiilor într-un singur program. | Un singur flux: preluare, potrivire cu comanda, aprobare și plată. | Întregul proces financiar, inclusiv predările între sisteme. |
| Se cumpără de obicei ca | O funcție a programului de contabilitate sau un instrument AI. | O platformă dedicată, cu preț pe factură sau pe utilizator. | Un proiect de implementare pe instrumentele pe care le ai deja. |
| Unde se oprește | La marginea programului. Ce e în alt sistem rămâne manual. | La furnizori. Încasările, închiderea și raportarea rămân pe loc. | Acolo unde oprești tu scopul. Nimic nu e exclus din construcție. |
| Reguli și aprobări proprii | Limitate la ce oferă produsul. | Configurabile în modelul platformei respective. | Construite pe pragurile, firmele, valutele și aprobatorii tăi. |
| Potrivit când | Ești mic, pe un singur sistem, și programul acoperă tot. | Volumul de facturi e mare și acolo e clar blocajul. | Datele financiare sunt împrăștiate între contabilitate, bancă, CRM și ERP. |
Întrebări frecvente despre automatizarea contabilității
-
Ce sarcini poate gestiona automatizarea contabilității?
Pe cele repetitive, bazate pe reguli: preluarea și potrivirea facturilor de la furnizori, urmărirea încasărilor, reconcilierea bancară, gestionarea cheltuielilor, notele contabile recurente, checklistul de închidere de lună și raportarea financiară. Deciziile de tratament contabil, estimările și semnătura finală rămân la contabilii tăi. Generarea documentelor în sine, oferte, contracte și facturi, este acoperită de serviciul nostru de automatizare a documentelor.
-
Se poate automatiza complet evidența contabilă?
Nu complet, iar cine promite altceva vinde ceva. Preluarea, încadrarea și reconcilierea pot rula nesupravegheat pentru marea majoritate a tranzacțiilor, dar cazurile atipice, tratamentele neobișnuite și judecata de la final de perioadă cer un om. Ținta realistă este ca echipa ta să verifice excepțiile în loc să tasteze fiecare linie, iar acolo se duc de obicei cele mai multe ore.
-
Înlocuiește AI-ul contabilii?
Înlocuiește introducerea de date, nu contabilii. AI-ul este chiar bun la a citi o factură, a propune o încadrare și a sesiza o anomalie, și chiar nesigur la a decide cum se tratează ceva sau la a-și asuma o declarație. În practică se restrâng rolurile pur de tastare și cresc cele care verifică excepții și explică ce spun cifrele. Fiecare automatizare pe care o construim păstrează o aprobare umană pe orice atinge contabilitatea sau mișcă bani.
-
Ne puteți ajuta cu e-Factura și raportarea către ANAF?
Da. Conectăm programul tău de contabilitate sau ERP-ul la sistemul e-Factura: facturile emise sunt convertite în formatul cerut și transmise în SPV cu preluarea confirmării, iar cele primite sunt descărcate și înregistrate automat. Erorile de validare ajung la un responsabil în aceeași zi, nu într-un raport descoperit peste o lună. Construim aceleași fluxuri și pentru arhivarea dovezilor de transmitere, pregătite pentru control.
-
Care este diferența dintre automatizarea evidenței contabile și automatizarea proceselor contabile?
Automatizarea evidenței contabile este varianta îngustă, preluarea și încadrarea tranzacțiilor într-un singur program. Automatizarea proceselor contabile este întregul proces financiar, inclusiv predările între programul de contabilitate, bancă, CRM și ERP, plus încasările, închiderea și raportarea. Automatizarea facturilor de la furnizori este un flux specific din interiorul ei. Tabelul de mai sus arată care variantă se potrivește fiecărei situații.
-
Cu ce programe de contabilitate lucrați?
Cu cele pe care le folosești deja. Construim cel mai des pe Smartbill, SAGA, Lexoffice, sevDesk, bexio, Easybill, Fastbill și Microsoft Dynamics 365 Business Central, alături de QuickBooks, Xero, DATEV și SAP. Orchestrarea rulează pe Make, n8n, Zapier sau Power Automate, plus lucru direct pe API acolo unde nu există conector.
-
Se poate conecta la ERP-ul sau CRM-ul meu?
Da, și de obicei acolo este economia reală. Datele financiare sunt corecte doar în măsura în care este corectă fișa din spate, așa că legăm fluxul de ERP-ul tău și de CRM-ul tău și scriem rezultatele înapoi: stare de plată, linkuri către facturi, vechime. Lucrăm cu SAP, Microsoft Dynamics, Business Central, NetSuite, HubSpot, Salesforce și Pipedrive, plus API-uri și baze de date proprii.
-
Cât de sigură este și este conformă GDPR?
Datele financiare sunt gestionate în instrumente enterprise, cu criptare în tranzit și în repaus, acces limitat pe rol și jurnalizare completă pe fiecare pas. Suntem certificați ISO 27001 și ISO 9001, păstrăm implicit datele în UE și proiectăm fiecare flux pentru GDPR de la început, inclusiv regulile de retenție și un pas de aprobare umană pe orice mișcă bani.
-
Cât durează o implementare și în cât timp se amortizează?
Auditul durează câteva zile, iar primul flux este de obicei în producție în câteva săptămâni, nu trimestre, pentru că îl delimităm la un singur proces și un singur indicator măsurabil. Termenele depind de cât de curate sunt datele sursă și de câți aprobatori sunt implicați. Ținta pe care o urmărim este recuperarea investiției în mai puțin de șase luni, măsurată față de nivelul stabilit la audit. Programează o discuție și o estimăm pe procesul tău real.
Ai și alte întrebări?
Ești pregătit să-ți eliberezi timpul și să-ți crești afacerea?
Deblochează puterea automatizării și a AI pentru a eficientiza operațiunile, a economisi timp și a accelera creșterea afacerii.
