Stăpânirea automatizării HubSpot în pași simpli

Automatizare HubSpot vă permite să înlocuiți predarea manuală și sarcinile repetitive cu fluxuri de lucru fiabile și măsurabile în marketing, vânzări și service. Acest articol vă arată cum să identificați cazurile de utilizare cu valoare ridicată, să proiectați și să construiți fluxuri de lucru, să vă integrați în siguranță cu stiva dvs. și să monitorizați cu indicatorii de performanță potriviți pentru rentabilitatea investiției.

Veți găsi un manual practic în șase pași, exemple de automatizări pe care le puteți implementa rapid, o comparație a locului în care să aplicați automatizarea HubSpot în funcție de funcție și balustradele de guvernare care împiedică scara să se transforme în extindere.

CE ESTE AUTOMATIZAREA HUBSPOT?

Automatizarea HubSpot este utilizarea fluxurilor de lucru, secvențelor, roboților și regulilor HubSpot pentru a declanșa acțiuni bazate pe date sau evenimente, apoi pentru a actualiza înregistrările, a notifica utilizatorii și a muta clienții prin călătorii fără efort manual. Puteți automatiza obiecte HubSpot, cum ar fi contacte, companii, oferte, bilete și obiecte personalizate folosind constructorul vizual de fluxuri de lucru, inclusiv acțiuni precum trimiterea de e-mailuri, rotirea proprietarului, crearea de sarcini, setarea proprietăților, declanșarea webhook-urilor și rularea codului personalizat cu automatizare programabilă în Operations Hub Enterprise. Consultați Baza de cunoștințe HubSpot pe instrumentul Fluxuri de lucru și acțiunile de cod personalizat pentru detalii despre capacități și limite (tipuri de obiecte, declanșatoare și acțiuni).

Echipele de vânzări folosesc secvențe pentru urmărirea individuală, înscriind persoanele de contact în pași de informare temporizați care se opresc automat la răspuns sau întâlnire rezervată. Echipele de servicii direcționează și prioritizează tichetele cu fluxuri de lucru bazate pe bilete și SLA, în timp ce chatboții pot califica și devia solicitările comune înainte de crearea unui tichet.

BENEFICIILE AUTOMATIZĂRII HUBSPOT

Liderii adoptă automatizarea hubspot pentru a crește randamentul, a reduce costurile de deservire și pentru a îmbunătăți experiența fără a adăuga numărul de angajați. Câștigurile sunt tangibile atunci când aliniați automatizarea cu obiective și valori clare.

• Viteză mai rapidă pentru a conduce și conversie mai mare. Răspunsul la o întrebare digitală în decurs de o oră vă face de câteva ori mai probabil să calificați acel lead decât să așteptați mai mult, exact ceea ce oferă rutarea instantanee, alertele și secvențele (Harvard Business Review: The Short Life of Online Sales Leads).
• Creșterea productivității la scară. Multe sarcini de rutină pot fi automatizate, eliberând oamenii pentru o muncă cu valoare mai mare. Cercetările arată că majoritatea ocupațiilor au cel puțin o treime din activitățile care ar putea fi automatizate prin adaptarea tehnologiilor actuale (McKinsey Global Institute: Un viitor care funcționează).
• Personalizare, în mod consecvent. Călătoriile declanșate bazate pe stadiul ciclului de viață, comportament și firmografică păstrează mesageria relevantă fără a se baza pe memoria individuală sau pe listele manuale (Baza de cunoștințe HubSpot: personalizați-vă e-mailurile de marketing).
• Date mai curate și o mai bună guvernanță. Actualizările automate ale proprietăților, validarea, deduparea și regulile ciclului de viață îmbunătățesc acuratețea raportării și activarea în aval (Baza de cunoștințe HubSpot: Utilizați acțiunea de formatare a datelor în fluxurile de lucru; Baza de cunoștințe HubSpot: Gestionați înregistrările duplicate).
• Calitatea serviciilor și conformitatea SLA. Rutarea biletelor, prioritățile și escaladările reduc timpii de răspuns și rezoluție, ceea ce determină CSAT și retenția (Baza de cunoștințe HubSpot: Configurați acorduri de nivel de servicii).
• Atribuirea și vizibilitatea ROI. Ștampilarea UTM standardizată și asocierea campaniilor în fluxurile de lucru permit atribuirea multi-touch fiabilă și analiza veniturilor (baza de cunoștințe HubSpot: Creați rapoarte de atribuire).
• Respectarea reglementărilor și a consimțământului. Aplicarea tipurilor de abonament, dubla optare și reguli regionale reduce la nivel central riscul și problemele de livrare a e-mailurilor (Baza de cunoștințe HubSpot: prezentare generală a caracteristicilor GDPR; Baza de cunoștințe HubSpot: Înțelegeți tipurile de abonamente).

6 PAȘI PENTRU A STĂPÂNI AUTOMATIZAREA HUBSPOT

Utilizați această secvență practică pentru a trece de la idee la ROI. Începeți cu o călătorie, apoi scalați ceea ce funcționează.

1. Pasul 1: Identificați oportunitățile de automatizare
   Hartați-vă călătoria de la capăt la sfârșit, apoi rotiți momentele lente, manuale sau predispuse la erori. Prioritizați cazurile de utilizare în funcție de impactul afacerii, frecvența și efortul de implementare.

• Găsiți momente cu impact ridicat. Exemple care, de obicei, se rambursează rapid: viteza de obținere a clienților potențiali pentru solicitările demo sau de încercare, creșterea clienților potențiali după descărcări de conținut, progresia și aprobările în stadiul tranzacției, recuperarea fără spectacol, liste de verificare pentru integrare, propuneri de reînnoire și extindere și rutare a biletelor pentru conturile VIP.
• Cuantificați linia de bază. Capturați valorile curente, cum ar fi timpul de răspuns, conversia MQL în SQL, rata rezervată a întâlnirii, timpul mediu în etapă, timpul de răspuns pentru primul răspuns și CSAT. Acestea devin reperele dvs. înainte și după.
• Definiți declanșatoarele, intrările și rezultatele. Pentru fiecare candidat, specificați declanșatorul de înscriere, datele necesare pentru deciziile de ramificare, excepțiile de suprimat și obiectivul de afaceri, de exemplu, reduceți timpul până la prima atingere la mai puțin de 5 minute sau creșteți conversia SQL cu 20%.

2. Pasul 2: Proiectați și construiți fluxuri de lucru
   Traduceți fiecare oportunitate într-un plan de flux de lucru înainte de a construi. Păstrați-l simplu pentru versiunea unu.

• Alegeți tipul de flux de lucru potrivit. Fluxurile de lucru bazate pe contacte, companii, oferte, bilete sau obiecte personalizate se comportă diferit. Alegeți obiectul care deține decizia pe care doriți să o automatizați (Baza de cunoștințe HubSpot: Creați fluxuri de lucru).
• Întăriți înscrierea și ieșirile. Utilizați declanșatoare precise și liste de suprimare, astfel încât să înscrieți numai înregistrările potrivite. Stabiliți criterii clare de obiectiv și reguli de ieșire pentru a preveni buclarea și mesageria dublă (Baza de cunoștințe HubSpot: declanșatoare de înscriere la fluxul de lucru).
• Proiectați ramuri cu date în care aveți încredere. Ramificați pe stadiul ciclului de viață, persona, interesul produsului sau evenimentele de intenție. Dacă calitatea datelor este slabă, adăugați mai întâi validarea în amonte și formatarea datelor (Baza de cunoștințe HubSpot: Utilizați acțiunea de formatare a datelor în fluxurile de lucru).
• Construiți blocuri de acțiune pentru rezultate, nu activități. Exemple: rotiți proprietarul, creați o sarcină cu data scadenței SLA, înscrieți-vă într-o secvență, setați scorul de clienți potențiali, trimiteți alertă internă Slack, invocați webhook sau executați cod personalizat atunci când acțiunile native nu sunt suficiente (Baza de cunoștințe HubSpot: Rotiți înregistrările între proprietari; Baza de cunoștințe HubSpot: Utilizați webhook-uri cu fluxuri de lucru; Baza de cunoștințe HubSpot: Adăugați cod personalizat la un flux de lucru).
• Aplicați standardele de denumire și documentare. Exemplu: WF MKT Nurture Welcome v1, cu o singură linie de scop, proprietar, declanșatoare și valoare de succes în descriere.
• Respectați consimțământul și limitele de trimitere. Utilizați tipurile de abonament, limitarea frecvenței și ferestrele de timp care se potrivesc cu fusurile orare ale cumpărătorului pentru o experiență și o mai bună livrare (Baza de cunoștințe HubSpot: Înțelegeți tipurile de abonamente).

3. Pasul 3: Aplicați automatizarea în domeniile cheie
   Concentrați-vă pe câteva modele care mișcă în mod constant veniturile și satisfacția.

• Exemple de marketing pentru clonare. Profilare progresivă cu formulare inteligente, alimentări bazate pe comportament, re-implicare pentru clienți potențiali inactivi și publicuri de anunțuri bazate pe cont sincronizate din listele HubSpot (Baza de cunoștințe HubSpot: notarea clienților potențiali; Baza de cunoștințe HubSpot: Creați și utilizați liste active).
• Exemple de vânzări pentru clonare. Creați automat oferte pentru solicitări demonstrative calificate, pre-completați planurile de acțiune reciprocă, programați automat urmăriri după întâlniri și reciclați oportunitățile blocate pentru a cultiva piste (Baza de cunoștințe HubSpot: Despre secvențe; Baza de cunoștințe HubSpot: Creați fluxuri de lucru bazate pe tranzacții).
• Exemple de servicii pentru clonare. Rutare VIP folosind niveluri de companie, e-mailuri de sugestii din baza de cunoștințe pentru probleme comune, sensibilizare proactivă pe CSAT negativ și reînnoiri cu praguri de utilizare (Baza de cunoștințe HubSpot: Creați fluxuri de lucru bazate pe bilete; Baza de cunoștințe HubSpot: Configurați sondaje de feedback ale clienților).
• Exemple de date și guvernanță. Implementați listele de selecție pentru țări și state, carcasa titlurilor pentru nume, normalizarea telefonului și fuzionarea automată a duplicatelor probabile înainte de direcționarea către vânzări (Baza de cunoștințe HubSpot: Utilizați acțiunea de date de format în fluxurile de lucru; Baza de cunoștințe HubSpot: Gestionați înregistrările duplicate).

4. Pasul 4: Testați automatizarea fluxului de lucru
   Tratează automatizarea ca pe un produs. Dovedește că funcționează înainte de a scala.

• Utilizați mai întâi o cutie de nisip sau liste de testare. Conturile de întreprindere pot clona și testa în sandbox-uri. În caz contrar, înscrieți înregistrări interne de testare și utilizați caracteristica Test pentru a previzualiza ramurile și calendarul (Baza de cunoștințe HubSpot: Creați casete de nisip; Baza de cunoștințe HubSpot: Testați și depanați fluxurile de lucru).
• Rulați trei niveluri de QA. Unitatea testează fiecare ramură. Test de integrare cu aplicații conectate precum Salesforce sau Slack. UAT cu un grup de primă linie pentru a valida copia, sincronizarea și sarcinile față de viața reală.
• Definiți criteriile de acceptare. Exemple: nicio persoană de contact nu primește mai mult de un e-mail pe zi, activitățile create numai în orele lucrătoare, dezînscrierea la răspuns funcționează și ieșirile din obiectiv se declanșează corect.
• Planificați modurile de eșec. Adăugați capturarea tuturor alertelor privind erorile de acțiune webhook sau cod, plus suprimarea pentru contactele dezabonate sau respinse. Înregistrați rezultatele fluxului de lucru pentru audit.
• Experimentați în mod deliberat. A/B testează liniile subiectului, CTA-urile și intervalele de întârziere în e-mailurile de îngrijire pentru a îmbunătăți pas cu pas, nu prin simțul intuitiv (Baza de cunoștințe HubSpot: Creați un test A/B pentru e-mailuri).

5. Pasul 5: Integrați cu alte instrumente
   Marketplace de aplicații HubSpot și sincronizarea datelor native acoperă cele mai comune integrări. Utilizați webhook-uri sau cod personalizat pentru carcasele de margine.

• Preferă mai întâi aplicațiile certificate. Conectați Salesforce, LinkedIn Ads, Google Ads, Zoom, Slack și alte sute de pe piață pentru a păstra datele și acțiunile sincronizate fără muncă personalizată (HubSpot App Marketplace).
• Utilizați sincronizarea datelor și mapările câmpului. Setați reguli de conflict, logică de dedupare și sincronizare într-un mod versus sincronizare bidirecțională pe câmp pentru a proteja calitatea datelor (Baza de cunoștințe HubSpot: Utilizați sincronizarea datelor).
• Declanșați sistemele externe în siguranță. Webhook-urile și acțiunile de cod personalizat pot împinge actualizări la aplicațiile din aval sau pot apela servicii interne. Adăugați reîncercări, expirări de timp și idempotență pentru a evita acțiunile duplicate la reînscriere (Baza de cunoștințe HubSpot: Utilizați webhook-uri cu fluxuri de lucru; Baza de cunoștințe HubSpot: Adăugați cod personalizat la un flux de lucru).
• Acces securizat. Utilizați aplicații private și jetoane cu scop, nu cheile API vechi și rotiți acreditările pe un program (Baza de cunoștințe HubSpot: Creați o aplicație privată pentru autentificare).

6. Pasul 6: Monitorizați și optimizați
   Faceți din optimizare un ritual. Măsurați, învățați și iterați lunar.

• Construiți un tablou de bord KPI. Marketingul, conversia MQL în SQL, timpul până la prima atingere, implicarea prin e-mail, conducta influențată. Vânzări, rata rezervată pentru întâlniri, viteza etapei, rata de câștig, ciclul mediu al tranzacției. Serviciu, primul timp de răspuns, atingerea SLA, CSAT/NPS, întârziere. Date, rata duplicării, completitudinea proprietății, numărul de erori de integrare.
• Utilizați vizualizările analitice ale HubSpot. Tablourile de bord ale performanței fluxului de lucru, analiza atribuirii și veniturilor și cronologiile istoricului proprietăților arată ce funcționează și ce este blocat (Baza de cunoștințe HubSpot: Analizați performanța fluxului de lucru; Baza de cunoștințe HubSpot: Creați rapoarte de atribuire).
• Alerte de instrumente. Setați alerte pentru încălcări ale SLA, creșterea ratelor de respingere sau de dezabonare și creșteri ale erorilor de integrare, astfel încât să răspundeți înainte ca clienții să simtă impactul.
• Rulați un ciclu lunar de optimizare. Examinați indicatorii de performanță, înregistrați învățările, acordați prioritate două îmbunătățiri, expediați-le și documentați. Arhivați sau consolidați fluxurile de lucru cu performanțe scăzute pentru a reduce zgomotul.

Regula generală, mai puține fluxuri de lucru mai bune depășesc automatizarea extinsă. Centralizați proprietatea și tăiați în fiecare trimestru.

CUM VĂ POATE AJUTA MAKEITFUTURE CU AUTOMATIZAREA?

Automatizarea HubSpot dă roade atunci când aliniați fluxurile de lucru la obiectivele comerciale clare, păstrați datele curate și rulați o buclă strânsă de învățare a testelor de construcție. Începeți cu momentele care contează cel mai mult, măsurați ascensorul, apoi scalați cu încredere în marketing, vânzări, service și operațiuni.

Makeitfuture colaborează cu lideri de creștere pentru a proiecta, implementa și scala automatizarea hubspot cu rentabilitate măsurabilă a rentabilității investiției. Vă ajutăm să acordați prioritate cazurilor de utilizare cu valoare ridicată, să construiți fluxuri de lucru rezistente, să vă integrați în siguranță cu stiva dvs. și să stabiliți tablouri de bord în care aveți încredere panoul dvs. Rezultatele tipice includ viteza mai rapidă la clienți potențiali, conversie mai mare de la îngrijire la întâlnire, date mai curate pentru atribuire și costuri mai mici de deservire prin automatizarea serviciilor bazate pe SLA.

Explorați serviciile noastre de automatizare și AI pentru a vedea cum structurăm descoperirea, piloții și extinderea. Dacă doriți un al doilea set de ochi asupra configurației dvs. curente HubSpot, putem rula un audit rapid de automatizare și putem livra o foaie de parcurs de 90 de zile. Sunteți gata să vă deplasați mai repede? Rezervați timp cu echipa noastră și vom începe cu o călătorie cu impact mare și vom livra în săptămâni, nu luni.