Automatizați integrarea angajaților pentru o eficiență sporită

Automatizarea integrării angajaților scurtează timpul de productivitate, reduce riscul de conformitate și oferă noilor angajați o primă săptămână încrezătoare. Acest articol definește integrarea automată, cuantifică cazul de afaceri și arată o cale practică către implementare, inclusiv alegeri de arhitectură, instrumente și guvernanță.

Veți găsi un plan pas cu pas pentru automatizarea integrării angajaților, o comparație a abordărilor de integrare, capcane comune de evitat și cum să măsurați rentabilitatea investiției. Încheiem cu modul în care Makeitfuture poate colabora cu echipa dvs. pentru a livra rapid valoarea și a scala în mod responsabil.

CE ESTE INTEGRAREA AUTOMATĂ A ANGAJAȚILOR?

Integrarea automată a angajaților este setul coordonat de fluxuri de lucru digitale care mută un candidat de la o ofertă acceptată la o ofertă pe deplin productivă, cu efort manual minim și auditabilitate completă. Declanșatoarele din ATS sau HRIS creează acțiuni în aval pentru identitate și acces, dispozitive, salarizare și beneficii, sarcini de conformitate, instruire și comunicații, toate adaptate rolului și locației.

Flux tipic: o ofertă este marcată acceptată în Greenhouse sau Lever, o înregistrare a lucrătorilor este creată în Workday sau BambooHR, politicile de ciclu de viață în Okta sau Microsoft Entra atribuie aplicații și grupuri, un dispozitiv este înscris automat prin Intune sau Jamf, formularele necesare sunt trimise prin DocuSign, sarcinile de bun venit și învățarea sunt programate în Slack sau Teams și LMS, iar managerii primesc liste de verificare automate și mementouri. Fiecare pas este înregistrat pentru conformitate și analiză. Consultați Managementul ciclului de viață Okta pentru furnizarea și dezaprovizionarea bazate pe politici, care stau la baza acestui model (reduce pașii manuali și erorile la scară). Microsoft oferă, de asemenea, atribuirea accesului bazată pe politici utilizând Managementul drepturilor în Entra ID, util pentru scenariile de părăsire a mișcării joiner.

BENEFICIILE INTEGRĂRII AUTOMATE A ANGAJAȚILOR

Liderii automatizează integrarea angajaților pentru a reduce timpul ciclului, pentru a îmbunătăți consecvența și a reduce riscul. Avantajul este măsurabil în ore economisite, contribuție mai rapidă la venituri și o mai bună retenție.

• Pregătire mai rapidă în prima zi. Formularele digitale și furnizarea automată elimină predarea lentă. Organizațiile care utilizează semnătura electronică raportează cu până la 80% timpi de ciclu de documente mai rapizi, ceea ce accelerează în mod direct preboarding și finalizarea conformității.
• Retenție și productivitate mai ridicate ale angajaților noi. O integrare puternică se corelează cu 82% mai bună retenție a angajaților noi și îmbunătățiri de productivitate cu peste 70%, determinate de claritate, acces și asistență în timp util. Doar 12% dintre angajați sunt de acord cu tărie că organizația lor face o treabă excelentă de onboarding, ceea ce arată oportunitatea de diferențiere.
• Efort și costuri manuale mai mici. O mare parte din sarcinile de onboarding sunt repetitive și bazate pe reguli. McKinsey estimează că cel puțin 30% din activitățile din majoritatea ocupațiilor pot fi automatizate, ceea ce se traduce în ore de resurse umane și IT recuperate și mai puține bilete.
• Conformitatea prin proiectare. Fluxurile de lucru consecvente și traseele de audit reduc riscul ratării pașilor I9, a instruirilor târzii sau a accesului supraalocat. DHS permite acum o alternativă de inspecție a documentelor I9 la distanță pentru angajatorii înscriși E Verify, care poate fi încorporată în fluxuri automate.
• Securitate și cel mai mic privilegiu. Politicile automate de părăsire a mașinilor de împădurire mențin accesul aliniat la proiectele legate de rol și de timp. NIST recomandă cele mai mici privilegii și verificarea continuă, pe care automatizarea ciclului de viață le impune în mod consecvent.
• Coerență la scară. Șabloanele și regulile reduc variația între site-uri și roluri, ceea ce îmbunătățește experiența și măsurabilitatea. Puteți garanta că fiecare inginer primește același acces de bază, poziție a dispozitivului și conținut de siguranță, în timp ce pașii de conformitate specifici țării se ramifică după cum este necesar.
• Date și perspective mai bune. Fluxurile structurate și integrate îmbunătățesc calitatea datelor în ATS, HRIS, salarizare și IT. Cu evenimentele înregistrate la fiecare pas, puteți urmări timpul până la furnizare, ratele de finalizare a primei săptămâni și corelația cu 30 60 60 de zile de 90 de zile.

Verificare rapidă a rentabilității investiției. Dacă angajezi 50 de persoane pe lună și economisești 2 ore de HR și 1,5 ore de timp IT pe angajat, la costuri încărcate de 45 de dolari și 65 de dolari pe oră, înseamnă aproximativ 8.250 de dolari în economii lunare înainte de a lua în considerare cifra de afaceri redusă și mai puține incidente cu risc de acces. Ridicarea de retenție adesea micșorează economiile de forță de muncă.

PAȘI PENTRU IMPLEMENTAREA INTEGRĂRII AUTOMATE

Începeți cu rezultate, apoi proiectați pentru simplitate și rezistență. Cele mai de succes programe oferă un flux minim viabil în 6 până la 10 săptămâni, dovedesc rentabilitatea investiției și apoi rafinament.

1. Definiți rezultatele și linia de bază. Decideți ce veți îmbunătăți și cum îl veți măsura. Indicatori de performanță tipici: timpul necesar furnizării aplicațiilor de bază, ratele de finalizare a sarcinilor de conformitate până în ziua a 3-a, volumul tichetelor din prima săptămână și retenție de 30 de zile. Stabiliți linia de bază curentă pentru a cuantifica rentabilitatea investiției.
2. Hartați-vă călătoria și variantele. Documentați Ziua 0 până la Ziua 30 pentru fluxurile cu normă întreagă, contractanți și stagiari. Capturați diferențele determinate de locație, cum ar fi impozitul specific țării sau etapele dreptului la muncă. Păstrați calea fericită simplă, ramificați numai acolo unde politica o cere.
3. Alegeți abordarea dvs. de integrare. Selectați arhitectura care se potrivește stivei, abilităților echipei și scalei tale. Utilizați tabelul de mai jos pentru a compara abordările comune.

4. Selectați instrumentele și standardele de bază. Set tipic:

• ATS și HRIS, pentru sistemul de înregistrare și declanșatoare, de exemplu Greenhouse, Workday, BambooHR.
• Identitate și acces, de exemplu Okta Lifecycle Management sau Microsoft Entra, utilizând SCIM și SAML pentru aprovizionare și SSO.
• iPaaS sau flux de lucru cu cod scăzut, de exemplu Workato sau Automatizare de putere, pentru a orchestra secvențe de aplicații multiple.
• Semnătura electronică și gestionarea documentelor, de exemplu DocuSign Semnătură electronică.
• Gestionarea dispozitivelor, de exemplu Microsoft Intune Autopilot sau Jamf, pentru furnizarea zero touch.
• Comunicare și învățare, de exemplu Slăbiciune sau Echipe plus un LMS precum Docebo sau SAP Litmos.

5. Proiectați modelul de date și regulile de acces. Definiți câmpurile sursă de adevăr, identificatorii unici, drepturile bazate pe rol și locație și convențiile de denumire. Planificați mutatorii, nu doar tâmplarii și stabiliți datele de încheiere pentru lucrătorii contingenți.
6. Construiți fluxul de la Ziua 0 la Ziua 1. Începeți cu sarcini de preîmbarcare, crearea identității, accesul la linia de bază, expedierea sau ridicarea dispozitivului, pachetele de semnături electronice, lista de verificare a managerului și comunicările de bun venit. Păstrați-l vizibil cu tablourile de bord de stare, astfel încât HR și IT să poată interveni atunci când este necesar.
7. Încorporați securitatea, conformitatea și observabilitatea. Implementați MFA, acces condiționat și cel mai mic privilegiu. Înregistrați fiecare pas, inclusiv cine a aprobat ce și când. Aliniați-vă la principiile Zero Trust de la NIST pentru a reduce privilegiile permanente.
8. Pilot cu o singură cohortă. Alegeți un departament sau o locație, rulați fluxul automat timp de 2 până la 4 săptămâni și comparați indicatorii de performanță cu linia de bază. Colectați feedback de la noii angajați și manageri, nu doar de la echipele de operațiuni.
9. Iterați și scalați. Abordați cazurile de margine, adăugați sucursale specifice fiecărei țări, automatizați mutatorii și părăsiții și integrați verificările de performanță. Stabiliți managementul schimbărilor și un mic consiliu de automatizare pentru a guverna cererile noi.

PROVOCĂRI COMUNE ȘI CUM SĂ LE DEPĂȘEȘTI

Obstacolele sunt previzibile. Adresați-vă direct acestora cu opțiuni de proiectare și practici de operare care mențin automatizarea fiabilă și conformă.

• Date fragmentate sau de calitate slabă. Înregistrările duplicate și câmpurile lipsă rup automatizările. Standardizați sursa adevărului în HRIS, implementați câmpuri obligatorii pentru rol și locație și utilizați reguli de validare în iPaaS. Adăugați lucrări de reconciliere care semnalează zilnic anomaliile.
• Suprasolicitare și risc de acces. Excepțiile manuale tind să se acumuleze. Utilizați politici de acces bazate pe roluri și atribute, pachete de acces limitate în timp și revizuiri trimestriale de acces. Gestionarea drepturilor Microsoft Entra este concepută pentru acest model. Ancorați-vă comenzile la îndrumarea Zero Trust.
• Variația reglementărilor în funcție de țară. Dreptul la muncă, păstrarea datelor și obligațiile de confidențialitate diferă. Externalizați regulile în funcție de locație, mențineți conținutul în funcție de jurisdicție și înregistrați dovezi. Pentru US I9, încorporați procedura alternativă DHS atunci când este eligibilă pentru a sprijini angajările la distanță. Pentru datele cu caracter personal, aliniați-vă la principiile GDPR de minimizare și limitare a scopului.
• Sisteme vechi fără API-uri. Este posibil să aveți nevoie de RPA ca punte. Mențineți roboții limitați la lacunele absolute, monitorizați modificările interfeței de utilizare și planificați o foaie de parcurs de dezactivare odată ce API-urile devin disponibile.
• Prea multe instrumente, nu suficientă guvernare. Fără standarde, echipele creează fluxuri unice greu de susținut. Creați o bibliotecă de modele, denumiți conectorii în mod consecvent, utilizați medii și controlul versiunilor și solicitați o scurtă revizuire a designului pentru noile automatizări.
• Conținutul și comunicațiile întârzie procesul. Listele de verificare învechite și documentația împrăștiată frustrează angajații noi. Atribuiți proprietari de conținut în funcție de domeniu, utilizați o singură bază de cunoștințe și automatizați impulsurile în Slack sau Teams atunci când conținutul necesită revizuire periodică.
• Riscuri de confidențialitate și acuratețe LLM. Dacă adăugați un chatbot nou angajat, asigurați-vă că acesta nu scurge informații personale sau nu răspunde incorect la întrebările de politică. Utilizați furnizori de întreprindere care acceptă păstrarea zero a datelor și generarea augmentată de recuperare cu conținutul aprobat. Păstrați legile și securitatea în buclă.
• Lipsa instrumentelor. Dacă nu poți vedea unde se pierde timpul, nu poți îmbunătăți. Emiteți evenimente la fiecare pas, etichetați-le cu ID-ul candidatului și cohorta și împingeți la un tablou de bord simplu. Urmăriți ratele de succes și timp95 pentru etapele critice.

CUM VĂ POATE AJUTA MAKEITFUTURE CU SOLUȚII DE AUTOMATIZARE?

Concluzie. Integrarea automată a angajaților se amortizează rapid atunci când vizați călătoria de bază, alegeți abordarea corectă de integrare și construiți cu guvernanță. Reduceți timpul ciclului, întăriți conformitatea și oferiți fiecărui coleg nou un început încrezător. Cheia este să livrați un flux minim, observabil, apoi să iterați cu date.

Makeitfuture îi ajută pe liderii C suite, IT și operațiuni să automatizeze ciclul de viață al plecării de la capăt la capăt la altul. Începem cu o evaluare susținută de ROI, cartografiem procesele și modelul de date și asigurăm un flux de onboarding sigur și măsurabil folosind platforme pe care le dețineți deja, cum ar fi Workday, Okta sau Microsoft Entra, Power Automate sau Workato, DocuSign și Intune. Apoi îl operaționalizăm cu tablouri de bord, recenzii de acces și guvernanță de conținut. Dacă preferați, vă oferim servicii gestionate, astfel încât echipa dvs. să se poată concentra pe creștere.

Sunteți gata să reduceți timpul până la productivitate și să rămâneți pregătiți pentru audit? Explorați serviciile noastre și rezervați o sesiune de lucru: Servicii inteligente de automatizare.

Dacă doriți să vedeți cum arată acest lucru în practică, răsfoiți rezultatele clienților noștri: Studii de caz de automatizare.