Maximizarea eficienței cu contabilitatea automată în afacerea dvs.

Contabilitatea trece de la introducerea manuală a datelor și reconcilierea la fluxuri de lucru bazate pe software, bazate pe reguli și asistate de AI. Acest articol vă arată Ce este contabilitatea automată, unde determină rentabilitatea investiției măsurabilă, care procese trebuie automatizate mai întâi și pașii exacți pentru a-l implementa cu controale puternice.

Veți găsi o definiție clară, o listă de verificare a beneficiilor, o hartă a proceselor prioritare, un manual de implementare în șase pași, riscuri comune de evitat și o privire rapidă asupra instrumentelor populare precum QuickBooks, NetSuite, Tipalti, Spendesk și Xero. Noi, apropiați de echipa noastră de la Makeitfuture, vă ajutăm să livrați rezultate mai rapid cu cod redus și fără cod.

CE ESTE CONTABILITATEA AUTOMATĂ?

Contabilitatea automată este utilizarea software-ului, AI și automatizării fluxului de lucru pentru a capta, clasifica, aproba, reconcilia și raporta tranzacțiile financiare cu o atingere manuală minimă, menținând în același timp traseele și controalele de audit. Combină capabilități precum extragerea datelor, motoarele de reguli, integrările și analizele pentru a eficientiza sarcinile financiare de bază de la capăt la capăt. Pentru context, McKinsey a estimat că aproximativ 42% din activitățile financiare pot fi automatizate cu tehnologia actuală, evidențiind potențialul semnificativ de creștere a eficienței și preciziei.

BENEFICIILE CONTABILITĂȚII AUTOMATE

Automatizarea vă eliberează echipa de apăsări de taste cu valoare redusă și de stingerea incendiilor, astfel încât să se poată concentra pe analiză, decizii și parteneriat cu afacerea. Câștigurile nu sunt abstracte, ele sunt măsurabile în timpul ciclului, acuratețea și performanța numerarului.

• Timpi de ciclu mai rapizi. Cele mai bune echipe AP din clasă procesează facturile într-o fracțiune din timpul colegilor atunci când automatizarea este implementată, îmbunătățind plățile la timp și relațiile cu furnizorii.
• Cost mai mic pe tranzacție. Captarea automată, potrivirea și aprobările reduc atingerile pe factură și pe cheltuială, reducând semnificativ costurile de procesare.
• Mai puține erori și refaceri. Validarea bazată pe reguli și captarea datelor asistată de învățare automată reduc greșelile și excepțiile de introducere a cheilor, îmbunătățind ratele de potrivire a primei treceri
• Vizibilitate în timp real. Fluxurile de date integrate și tablourile de bord prezintă informații despre cheltuieli, numerar și venituri zilnic, nu săptămâni după închidere.
• Conformitate mai puternică și auditabilitate. Segregarea automată a sarcinilor, aprobărilor și jurnalelor imuabile sprijină controalele SOC 1 și reduce efortul de audit.
• Capitalul de lucru îmbunătățit. Facturarea și încasările mai rapide reduc DSO; AP fără atingere permite reduceri de plată anticipată și evită taxele de întârziere.
• Scalabilitate. Volumele pot crește fără creșteri liniare ale numărului de angajați, ceea ce contează în perioadele de vârf și expansiune.
• Reducerea riscului de fraudă. Politicile impuse de sistem, validarea furnizorilor și detectarea anomaliilor ajută la atenuarea pierderilor, o preocupare reală având în vedere că organizațiile pierd anual aproximativ 5% din venituri din cauza fraudei.
• Experiența angajaților. Talentele financiare petrec mai mult timp analizelor și parteneriatelor de afaceri, mai puțin pe reconcilieri manuale și urmărirea aprobărilor.

PROCESE CONTABILE DE BAZĂ PENTRU AUTOMATIZARE

Începeți acolo unde volumul tranzacțiilor, atingerile manuale și erorile sunt cele mai mari. Apoi construiți către un model contabil continuu în care datele curg zilnic și criza de sfârșit de lună dispare.

• Conturi plătibile. Captare inteligentă a facturilor, potrivire în 2 și 3 căi, aprobări bazate pe politici și plăți automate cu sfaturi de remitere.
• Cheltuielile și cardurile angajaților. OCR de primire, codare automată, aplicare a politicilor și fluxuri de carduri în timp real cu controale ale cheltuielilor.
• Conturi de încasat. Facturare automată, fluxuri de lucru pentru încasări, aplicații de numerar din fluxuri bancare și secvențe de închidere pe segmente de risc.
• Reconcilierea bancară. Import zilnic de feeduri bancare, potrivire bazată pe reguli și fluxuri de lucru excepționale pentru a reduce efortul de sfârșit de lună.
• Intrări în jurnal. Înregistrări recurente, acumulări, alocări și eliminări între companii generate din programe și reguli.
• Recunoașterea veniturilor. Programări pentru abonamente, etape și utilizare pentru a îndeplini cerințele ASC 606 și IFRS 15.
• Conformitatea fiscală. Calcularea automată a TVA sau a impozitului pe vânzări și fluxuri de lucru de lucru; raportare 1099 cu validare TIN furnizor.
• Achiziționați să plătiți. Integrarea furnizorilor, colectarea W9, verificările riscurilor, solicitările de cumpărare și crearea de PO legate de bugete.
• Închidere și consolidare. Orchestrarea sarcinilor, automatizarea listei de verificare, analiza varianței și certificarea automată a reconcilierilor.
• Raportarea managementului. Rapoarte programate și tablouri de bord cu autoservire provenite din registrul general și subregistre.

Îndrumare: automatizați mai întâi captarea datelor și punctele de decizie, apoi mișcarea banilor și terminați cu reconcilieri și raportare. Această secvență maximizează valoarea și controlul afacerii.

AUTOMATIZAȚI PROCESELE CONTABILE ÎN 6 PAȘI

Utilizați un manual structurat pentru a reduce riscul și a accelera valoarea. Pașii de mai jos funcționează între IMM-uri, Companii SaaSși întreprinderi complexe.

1. Evaluează nevoile contabile ale organizației tale.

• Procesele de hartă de la capăt la capăt. Capturați volumele, punctele de contact ale sistemului, timpii ciclurilor și punctele fierbinți de eroare.
• KPI de bază: cost pe factură, zile până la închidere, DSO, rata de potrivire a primei treceri, excepții la 1.000 de tranzacții.
• Clarificați constrângerile: cerințele de audit, segregarea sarcinilor, rezidența datelor și specificul industriei, cum ar fi ASC 606.
• Construiți un caz de afaceri. Estimați economiile rezultate din atingeri reduse și cicluri mai rapide, plus reducerea riscurilor și capacitatea de creștere.

2. Alegeți instrumentele de automatizare potrivite.

• Potrivit scopului: instrumentul acceptă în mod nativ cazurile de utilizare, monedele și entitățile dvs.; se ocupă de profilul dvs. de volum.
• Controale: aprobări, jurnale, roluri și exporturi de audit care acceptă SOC 1, SOX și politici interne.
• Capacitate AI cu balustrade: documente AI pentru facturi și chitanțe; detectarea anomaliilor; scoruri de explicabilitate și încredere.
• Costul total al proprietății: licențe, implementare, integrări, timp de administrare internă și ROI preconizat pe termen de 12 până la 24 de luni.

3. Integrarea cu sistemele existente.

• Utilizați API-urile furnizorului sau iPaaS pentru a conecta ERP, CRM, bancar, salarizare și depozit de date. Evitați săriturile manuale de fișiere.
• Datele master Harden: furnizori, clienți, plan de conturi, centre de costuri, coduri fiscale. Datele curate se înmulțesc beneficii de automatizare.
• Identitate și acces: SSO, furnizarea SCIM, cel mai mic privilegiu și segregarea sarcinilor impuse la nivel de platformă.
• Standarde de securitate: se aliniază la cadrul de securitate cibernetică NIST și cu ISO 27001, acolo unde este cazul. Fluxurile de date documentate și locațiile de stocare.

4. Antrenează-ți echipa și gestionează schimbarea.

• Definiți roluri noi. Cine deține excepții, cărți de rulare a roboților și gestionarea datelor master ale furnizorului.
• Furnizați instruire bazată pe roluri cu tranzacții reale. Consolidați controalele, nu doar clicurile.
• Comunicați de ce. Accentuați timpul înapoi pentru a vă concentra pe analiză și parteneriat cu afacerea.
• Creați o buclă de feedback. Program săptămânal de lucru și un restante pentru îmbunătățiri.

5. Pilotează, măsoară și fazează lansarea.

• Începeți cu un proces de volum mare într-o singură unitate de afaceri sau entitate. Dovediți fluxul de date, controalele și gestionarea excepțiilor.
• Urmăriți indicatorii de performanță de la primul pas și validați cazul de afaceri. Extindeți-vă în valuri odată ce pilotul este stabil.
• Codificați lecțiile învățate în standarde și șabloane.

6. Cele mai bune practici pentru monitorizare și optimizare.

• Setați SLO-uri pentru timpul ciclului, rata de eroare și timpul de funcționare al sistemului. Instrument cu tablouri de bord și alerte.
• Examinați excepțiile săptămânal. Actualizați regulile și datele de antrenament pentru a reduce repetările.
• Revizuiri trimestriale de control cu audit intern. Mențineți narațiunile SOC 1 actuale pe măsură ce automatizările evoluează.
• Tăiați continuu. Opriți automatizările care nu mai plătesc înapoi și dublați câștigătorii.

PROVOCĂRI & RISCURI ALE CONTABILITĂȚII AUTOMATE

Automatizarea îmbunătățește controlul atunci când este făcută corect. De asemenea, poate amplifica problemele dacă datele, designul sau guvernarea sunt slabe. Abordează-le cu capul pe cap.

• Calitatea datelor și deriva datelor master. Numele furnizorilor inconsecvente, codurile fiscale sau mapările conturilor cauzează excepții și postări greșite. Remediați cu gestionarea datelor, reguli de validare și deduplicare programată.
• Automatizare excesivă fără revizuire umană. Postarea fără atingere a tuturor jurnalelor crește riscul. Stabiliți praguri și solicitați aprobări pentru intrări cu valoare ridicată sau cu risc ridicat.
• Riscul modelului AI. Modelele de extracție a documentelor și detectarea anomaliilor pot deriva. Monitorizați precizia, țineți un om la curent cu cazurile de încredere scăzută și înregistrați deciziile pentru audit, aliniate la NIST AI RMF.
• Segregarea lacunelor de îndatorire. Fluxurile de lucru noi pot permite accidental unei persoane să solicite, să aprobe și să plătească. Utilizați accesul bazat pe roluri și revizuiri periodice de acces mapate la controalele SOC 1.
• Riscul furnizorului și integrării. Întreruperile sau modificările API pot întrerupe fluxurile. Utilizați reîncercări, întrerupătoare de circuit și SLA-uri ale furnizorilor; păstrați documentele de rezervă, cum ar fi căile de încărcare CSV.
• Modificarea reglementărilor. Regulile fiscale, mandatele de înregistrare electronică sau legile privind confidențialitatea evoluează. Alocați un proprietar pentru a urmări modificările și preferați furnizorii cu actualizări frecvente de conformitate.
• Umbrește-l. Echipele pot rula automatizări negestionate. Stabiliți un centru de excelență, un comitet de revizuire și un catalog sigur pentru fluxurile de lucru aprobate.
• Costuri ascunse. Excesul de „minute bot”, conectorii premium sau manipularea manuală a excepțiilor pot eroda ROI. Costurile instrumentelor și automatizarea automatizărilor, de exemplu, arhivarea automată și rotația jurnalului.

INSTRUMENTE & TEHNOLOGII POPULARE PENTRU CONTABILITATE AUTOMATĂ

Alegerea instrumentului ar trebui să fie condusă de modelul dvs. de operare, complexitate și planurile de creștere. Mai jos este o comparație rapidă a cinci platforme utilizate pe scară largă.

Cât de redus și fără cod automatizează contabilitatea platformele

Platformele cu cod redus și fără cod vă permit să orchestrați fluxuri de lucru care acoperă mai multe sisteme rapid, fără o dezvoltare personalizată intensă. Opțiunile comune includ Microsoft Power Automate, Zapier, Realizeazăși Workato, plus RPA atunci când interacțiunea cu ecranul este inevitabilă.

• Cazuri tipice de utilizare: extragerea datelor facturii cu AI, rutare pentru aprobări, jurnalele de înregistrare automată prin API, cerere de numerar din e-mailurile de remitere, reconcilieri programate și alertă cu privire la anomalii.
• Principii de proiectare: utilizați API-uri acolo unde este posibil, păstrați regulile de afaceri centralizate, înregistrați fiecare acțiune pentru audit și aplicați permisiunile bazate pe roluri.
• Barele de protecție: setați limite de rată, reîncercări și DLQ pentru rezistență; fluxuri de lucru pentru versiuni; și aliniați-vă la procesul de gestionare a modificărilor.

ALEGE MAKEITFUTURE CA PARTENER DE AUTOMATIZARE

Concluzie. Contabilitatea automată oferă cicluri mai rapide, costuri mai mici, controale mai puternice și vizibilitate în timp real atunci când asociați instrumentele potrivite cu implementarea disciplinată. Începeți cu procese de volum mare, cum ar fi AP și AR, integrați-vă curat cu ERP-ul și băncile dvs., țineți oamenii la curent cu riscurile și măsurați fără încetare. Rezultatul este o funcție financiară care se scalează și se asociază mai bine cu afacerea.

Dacă doriți un ghid experimentat, Makeitfuture îi ajută pe liderii de finanțe și operațiuni să proiecteze, să construiască și să scaleze automatizări inteligente cu cod redus și fără cod. Executăm descoperirea pentru a cuantifica rentabilitatea investiției, pentru a selecta platformele potrivite, pentru a implementa cu controale puternice și pentru a vă perfecționa echipa, astfel încât să dețineți capacitatea. Explorați serviciile noastre și vedeți rezultatele în studii de caz, inclusiv proiecte care conectează QuickBooks sau Xero cu automatizarea AP și NetSuite cu soluții globale de plată precum Tipalti.