Pro Contra Instrumente de automatizare: o vedere echilibrată

Directorii pun două întrebări despre automatizare: unde plătește și ce ar putea merge prost. Acest articol vă oferă o imagine pragmatică a avantajelor și dezavantajelor instrumentelor de automatizare, cu exemple concrete, criterii de decizie și o cale către valoare.

Veți afla ce sunt instrumentele de automatizare, unde oferă ROI măsurabil, unde introduc riscuri sau costuri ascunse, cum să decideți dacă un flux de lucru este un candidat bun și cum să pilotați și să scalați cu încredere.

CE SUNT INSTRUMENTELE DE AUTOMATIZARE?

Instrumente de automatizare sunt software care execută sarcini și fluxuri de lucru cu o intervenție umană minimă. Acestea conectează sisteme, declanșează acțiuni, mută date, iau decizii bazate pe reguli și, din ce în ce mai mult, aplică AI pentru a interpreta intrările nestructurate.

Categoriile comune includ automatizarea proceselor robotizate pentru sarcinile interfeței cu utilizatorul, fluxuri de lucru și platforme de integrare pentru sarcini de la sistem la sistem, exploatarea proceselor pentru a descoperi blocajele și asistenții AI pentru a gestiona limbajul, imaginile și deciziile.

AVANTAJELE INSTRUMENTELOR DE AUTOMATIZARE

Atunci când este aplicată fluxurilor de lucru potrivite, automatizarea îmbunătățește viteza, calitatea și costul de deservire. De asemenea, creează coloana vertebrală a operațiunilor pe care trebuie să o scalați fără a adăuga liniar numărul de angajați.

ECONOMII SEMNIFICATIVE DE TIMP

• Timpii ciclului scad când pașii de rutină, de exemplu aportul, validarea și rutarea, rulează în paralel și declanșează instantaneu evenimente, mai degrabă decât să aștepte dozarea manuală. McKinsey estimează că o mare parte a activităților între roluri sunt supuse automatizării, ceea ce se traduce printr-un randament mai rapid atunci când sunt bine orchestrate.

• Cozile se micșorează deoarece roboții lucrează ore întregi și elimină întârzierile. Exemple simple includ potrivirea facturilor nocturne, triajul revendicărilor sau curățarea datelor CRM.

• Viteza excepției crește când automatizarea semnalează anomaliile și le direcționează cu context complet către proprietarul potrivit, reducând predarea și reprelucrarea.

• Exemplu realStudiul Forrester Total Economic Impact pe o platformă RPA a documentat o procesare mai rapidă pentru sarcini de back office de volum mare, contribuind la economii semnificative de timp pentru echipele financiare.

ECONOMII DE COSTURI

• Cost mai mic de servit prin eliminarea punctelor de contact manuale și a orelor suplimentare după ore și prin reducerea relucrărilor și a excepțiilor.

• ROI ridicat în cazuri de utilizare vizate. Forrester a găsit un ROI de 399% pe parcursul a trei ani și o rambursare sub 12 luni pentru o organizație compusă care utilizează o platformă RPA pentru întreprinderi. Rezultatele variază, dar modelul este comun pentru munca cu volum mare, bazată pe reguli.

• Eficiența infrastructurii în fluxuri de lucru native în cloud care se scalează în sus și în jos în funcție de cerere, astfel încât să evitați furnizarea excesivă.

• Eficiența conformității de la traseele de audit încorporate și aplicarea politicilor, ceea ce poate reduce costurile testării și remedierii controalelor.

MAI PUȚINE ERORI

• Coerență prin design. Roboții și fluxurile de lucru urmează aceiași pași de fiecare dată, ceea ce previne alunecările obișnuite și greșelile de copiere lipite care se strecoară în munca manuală.

• Validarea datelor în formulare și integrări blochează intrările nevalide la sursă și aplică automat verificări de referință.

• Risc mai mic al foii de calcul. Cercetările au arătat că o mare parte din foile de calcul operaționale conțin erori, un risc pe care automatizarea proceselor îl reduce prin mutarea logicii în sisteme guvernate.

• Auditabilitate mai bună cu bușteni și trasee imuabile, ceea ce accelerează investigațiile și reduce sancțiunile de conformitate.

CONCENTRARE ÎMBUNĂTĂȚITĂ A ANGAJAȚILOR

• Mai puțină oboseală, mai multă judecată. Echipele petrec timp pe excepții, clienți și analize, mai degrabă decât clicuri de rutină.

• Ridicarea abilităților. Utilizatorii de afaceri își asumă roluri de dezvoltator cetățean în medii guvernate, accelerând îmbunătățirea continuă.

• Câștiguri de angajament atunci când munca este reproiectată în jurul sarcinilor cu valoare mai mare. Sondajele globale arată că majoritatea organizațiilor folosesc automatizarea pentru a spori oamenii, nu pentru a-i înlocui și pentru a raporta rezultate mai bune atunci când o fac.

SPRIJINĂ SCALABILITATEA AFACERII

• Capacitate elastică. Lucrătorii digitali scalează liniar cu volumul fără a adăuga manageri, birouri sau echipamente.

• Reziliență. Orchestrarea și reîncercările fac ca fluxurile de lucru să fie tolerante la problemele tranzitorii ale sistemului. Consultați îndrumările privind crearea de fluxuri de lucru fiabile cu stare.

• Intrare mai rapidă pe piață prin compunerea de noi procese din blocuri reutilizabile, fără a începe de la zero.

• Hiperautomatizare ca strategie, combinând descoperirea proceselor, RPA, integrare și AI pentru a scala de la capăt la capăt.

CONTRA INSTRUMENTELOR DE AUTOMATIZARE

Există compromisuri. Obținerea beneficiilor necesită investiții inițiale, guvernanță și îngrijire continuă pentru a evita fragilitatea și extinderea sculelor.

COSTUL IMPLEMENTĂRII

• Costurile de licențiere și platformă pentru RPA, orchestrare, monitorizare și analiză la nivel de întreprindere.

• Integrare și muncă de date. Datele curate, API-urile stabile și gestionarea identității necesită adesea eforturi semnificative.

• Schimbare și conformitate. Documentația procesului, controalele și auditurile se adaugă la costul total al proprietății.

• Întreținere continuă pentru actualizări bot, modificări ale conectorilor și patch-uri de securitate. Buget pentru proprietarii de produse, nu numai pentru dezvoltatori. Studiile independente arată că rambursarea poate fi rapidă în cazurile de utilizare potrivite, dar costurile sunt reale și ar trebui modelate.

SCHIMBĂRI DE ROL

• Reproiectarea lucrărilor. Unele sarcini dispar, altele se schimbă. Recalificarea și comunicarea clară sunt esențiale.

• Roluri noi apar, de exemplu, operatori de roboți, dezvoltatori cetățeni și proprietari de procese, pe care trebuie să îi angajați și să îi guvernați.

• Impactul forței de muncă. Forumul Economic Mondial subliniază faptul că automatizarea sarcinilor schimbă cererea de competențe și necesită investiții în formare la scară largă.

ERORI TEHNICE

• Automatizări ale interfeței de utilizare fragile poate eșua atunci când structurile paginii se schimbă. Designul selectorului și ancorele obiectelor reduc riscul.

• Dependențe externe cum ar fi limitele API pot reduce debitul sau pot eșua cu întreruperile din amonte. Planificați retragerea și reîncercările.

• Eșecuri silențioase dacă monitorizarea este slabă. Aveți nevoie de verificări de sănătate, alerte și observabilitate de la capăt la capăt, nu numai de jurnale de bot.

CERINȚE DE INSTRUIRE

• Adopția nu este automată. Utilizatorii au nevoie de integrare pentru noi fluxuri de lucru și asistenți digitali.

• Managementul schimbărilor influenţează semnificativ rezultatele. Studiile arată că proiectele cu un management excelent al schimbării sunt mult mai susceptibile de a îndeplini obiectivele.

• Instruire în guvernanță pentru dezvoltatorii cetățeni, inclusiv practici de securitate, confidențialitate și ciclu de viață.

ADAPTABILITATE LIMITATĂ

• Automatizări bazate pe reguli luptă cu ambiguitatea, noutatea sau calitatea slabă a datelor. Au nevoie de căi de escaladare sau componente AI.

• Deriva modelului și varianța AI în etapele bazate pe IA necesită seturi de evaluare, monitorizare și buclă umană pentru rezultate critice de siguranță.

• Extinderea automatizării se întâmplă atunci când mai multe echipe construiesc fluxuri similare în diferite instrumente. O strategie de platformă cu standarde atenuează acest lucru.

CUM SĂ DECIDEȚI DACĂ TREBUIE SĂ VĂ AUTOMATIZAȚI FLUXUL DE LUCRU

Un candidat bun pentru automatizare este un volum mare, bazat pe reguli și măsurabil. Începeți cu o linie de bază clară și o definiție clară a succesului. Iată detaliile cheie pe care trebuie să le luați în considerare:

• Volumul tranzacțiilor este mare și în creștere, iar timpul ciclului sau restanțele afectează clienții sau veniturile.
• Regulile sunt stabile, documentate, iar excepțiile sunt limitate sau ușor clasificate.
• Intrările de date sunt digitale sau pot fi digitalizate, de exemplu prin formulare e sau OCR cu praguri de încredere.
• Costurile de eroare sunt semnificative, de exemplu rambursări, amenzi de conformitate sau anularea din cauza întârzierilor.
• Există o cale credibilă de reutilizare sau scalare între unitățile de afaceri odată ce apare primul caz de utilizare.
• Cerințele de securitate și de reglementare pot fi îndeplinite cu caracteristicile și controalele platformei.

Dacă mai multe dintre cele de mai sus nu sunt adevărate, amânați automatizarea sau rulați un mic experiment pentru a învăța înainte de a angaja un buget semnificativ.

1. Linia de bază starea actuală. Măsurați volumele, timpii ciclurilor, atingerile pe articol, ratele de eroare și costul pe tranzacție. Utilizați mineritul de proces acolo unde este disponibil.
2. Prioritizează în funcție de valoare și fezabilitate. Evaluați cazurile de utilizare în ceea ce privește impactul, complexitatea, disponibilitatea datelor și riscul. Alegeți un pilot cu un proprietar clar.
3. Pilot în condiții similare producției. Definiți criterii de succes, de exemplu reducerea timpului ciclului cu 40%, reducerea erorilor cu 30%, rambursarea sub 12 luni.
4. Inginer pentru reziliență. Utilizați API-uri acolo unde este posibil, proiectați reîncercări, adăugați monitorizare și alerte și documentați backup-uri.
5. Guvernează și lansează. Stabiliți standarde, revizuiri de securitate, versiuni și un proces de admisie pentru noile automatizări.
6. Scală ce funcționează. Pachetați componente pentru reutilizare, extindeți instruirea și urmăriți rentabilitatea investiției la nivel de portofoliu.

CUM VĂ POATE AJUTA MAKEITFUTURE CU SOLUȚII DE AUTOMATIZARE?

Automatizarea accelerează timpul de obținere a valorii, reduce erorile și reduce costurile de operare, dar numai atunci când selectați fluxurile de lucru potrivite, faceți inginerie pentru fiabilitate și gestionați modificările. Fiți deliberat cu privire la locul în care începeți, rezultatele instrumentați și scalați printr-o abordare de platformă.

Makeitfuture colaborează cu lideri C suite, directori IT și echipe de operațiuni pentru a proiecta, dovedi și automatizare la scară care oferă ROI măsurabil. Aducem descoperirea proceselor, modelarea cazurilor de afaceri și livrarea completă a stivei în RPA, flux de lucru și integrare și asistenți AI. Modelul nostru de operare include guvernanța, securitatea și gestionarea schimbărilor, astfel încât portofoliul dvs. să crească cu control, nu cu haos.

• Evaluarea rapidă a oportunităților și modelarea rentabilității investiției
• Piloți care aterizează în 6 până la 12 săptămâni cu barele de protecție pregătite pentru producție
• Selectarea și arhitectura platformei în RPA, iPaaS, orchestrare și AI
• Procesați mineritul pentru a acorda prioritate cazurilor de utilizare cu randament ridicat
• Servicii gestionate pentru operațiuni bot, monitorizare și îmbunătățire continuă

Vrei puncte de probă înainte de a te angaja? Explorați studiile noastre de caz selectate care arată modul în care am îmbunătățit timpii ciclurilor, calitatea și costurile pentru a deservi în finanțe, operațiuni cu clienții și lanțul de aprovizionare. Contacteaza-ne și vom găsi o modalitate de a-l face să funcționeze... sau să funcționeze mai ușor!