Introducere
Odată ce aceste procese sunt implementate, devine fără probleme să le scalezi și să le adaptezi în întreaga companie. Automatizarea îmbunătățește retenția angajaților, creează o primă impresie pozitivă, asigură coerența și accelerează operațiunile de resurse umane. Am identificat mai multe domenii cheie în HR în care automatizarea poate aduce îmbunătățiri semnificative:
- Învățare și dezvoltare
- Administrare
- Onboarding
- Crearea acreditărilor utilizatorului
- Gestionarea călătoriilor și cheltuielilor
- Înregistrarea timpului
- Managementul datelor principale ale angajaților
- Achiziția de talente
- Managementul performanței
Astăzi, ne vom concentra pe integrare, crearea de acreditări utilizator, și Portalul companiei.
Automatizarea integrării
Să ne uităm la un exemplu. Un client, o companie românească numită MCRO, a vrut să eficientizeze onboarding-ul freelancer.
Problema:
Anterior, trebuiau să completeze manual documentele, să le trimită pentru semnare și să gestioneze o listă lungă de sarcini.
Soluție:
Am automatizat procesul:
- Un formular (de exemplu, în Airtable) colectează detalii despre freelancer.
- Șase documente de integrare sunt completate automat.
- Documentele sunt trimise pentru semnătură electronică folosind instrumente precum DocuSign sau Zoho Sign.
- Odată semnate, acestea sunt stocate automat în folderul freelancerului.
Acest lucru elimină erorile, economisește timp și standardizează procesul.
Onboarding și acces IT
După semnarea contractului, următorul pas este accesul la sistem. În loc să configurați manual:
- Conturi Google Workspace sau Microsoft
- Instrumente de management de proiect (Jira, Trello)
- Instrumente de comunicare (Slack, Teams)
Noi îl automatizăm. Noul angajat primește acces imediat, inclusiv a e-mail de bun venit și link-uri către platforme cheie, cum ar fi portalul companiei.
Atribuirea instruirilor
Putem merge și mai departe și să atribuim trasee personalizate de instruire automat în funcție de rolul angajatului. Aceste căi pot include:
- Videoclipuri YouTube (de exemplu, instruire GDPR)
- Conținut intern LMS
Sistemul programează, de asemenea reuniuni de revizuire la 1, 2 și 3 luni pentru a urmări progresul.
Lăsați automatizarea cererilor în Microsoft Teams
Multe companii folosesc Microsoft Teams. Iată cum automatizăm cererile de concediu:
- Angajații completează un formular de cerere de concediu în cadrul Teams.
- Managerii sunt notificați și aprobați direct în Teams.
- După aprobare, noi:
- Trimiteți un memento de configurare în afara biroului.
- Creați evenimente din calendar.
- Notificați echipa.
- Atribuiți o sarcină de predare în Microsoft Planner.
De asemenea, puteți crea formulare similare pentru solicitări de călătorie, Lucră-de acasăsau alte nevoi.
Automatizarea sarcinilor din mesajele echipelor
Cu Teams, puteți crea chiar sarcini din mesaje. De exemplu:
- Faceți clic dreapta pe un mesaj > „Creați activitate ClickUp”
- Alegeți detaliile sarcinii (prioritate, data scadenței)
- Activitatea este creată automat în ClickUp
- O confirmare este trimisă înapoi către echipe
Economisește timp comutând între platforme.
Portalul intern al companiei
Fiecare companie ar trebui să aibă un hub intern cu:
- Informații despre companie
- Link-uri de instruire
- Documente de plată și resurse umane
- Politicile companiei
Am construit un portal în Airtable în mai puțin de 5 ore. Caracteristicile includ:
- Autentificarea angajaților
- Urmăritor de profil și sărbători
- Lăsați cererile
- Documente generate automat
- Acces la buletin de plată
- Urmăritorul stării antrenamentului
Este scalabil, ușor de întreținut și îmbunătățește experiența angajaților.
Cum ajutăm la MakeItFuture
Oferim complet consultanță digitală:
- Analiza și cartografierea proceselor
- Selectarea tehnologiei
- Dezvoltarea fluxului de lucru
- Integrări personalizate și aplicații web
- Instruire și asistență (1 la 1, la nivel de întreprindere)
De asemenea, oferim suport pentru ticketing și monitorizarea proceselor, cu planuri de extindere la asistență 24/7 în curând.
Privind în viitor: AI + HR
Credem că instrumentele AI precum Chat GPT va transforma HR prin:
- Generarea descrierilor postului
- Rezumarea CV-urilor
- Personalizarea onboarding-ului
Planificăm un al doilea webinar axat pe AI în HR. Dacă sunteți interesat, vă rugăm să vă abonați și să trimiteți sugestiile dvs. pentru subiectele pe care doriți să le vedeți.
Întrebări și răspunsuri importante
Q: Semnătura digitală este valabilă legal în România?
A: Da. În timp ce România nu are o lege specifică, ea urmează Directiva UE (eIDAS) din 2019. Instrumente precum DocuSign respectă această lege, iar semnăturile bazate pe e-mail/telefon sunt acceptate legal.
Q: Cum rămâne cu GDPR și securitatea datelor?
A: Toate platformele pe care le folosim (de exemplu, Make, Airtable) au servere în UE. Make este deținută de Celonis, o companie germană. Datele dvs. rămân în infrastructură și sunt criptate. Putem furniza cărți albe la cerere.
Programați un apel gratuit
Dacă doriți o discuție personalizată despre modul în care vă putem ajuta să vă digitalizați și să automatizați procesele, nu ezitați rezervați un apel cu mine folosind linkul pe care îl vom trimite prin e-mail.
