Studiu de caz: Migrarea fără probleme a datelor de la vTiger CRM la HubSpot CRM

Provocarea

Un mare grup european de construcții s-a confruntat cu sarcina critică de a-și migra datele CRM din vTiger către HubSpot. Provocarea a fost una semnificativă datorită unei combinații de volum, complexitate și infrastructură:

• Un volum vast de date care trebuiau migrate, constând în 15.000 de înregistrări, inclusiv contacte, companii, tranzacții (deals), task-uri, notițe și oferte.
• Nevoia de a mapa și sincroniza cu acuratețe câmpurile personalizate între cele două platforme distincte, pentru a asigura integritatea absolută a datelor.
• Sistemul vTiger CRM era găzduit pe un server local (on-premise), ceea ce a complicat sever procesul de extragere și migrare a datelor.

Soluția

Pentru a rezolva această provocare complexă de direcționare a datelor, proiectul a valorificat constructorul vizual de fluxuri de lucru și capacitățile avansate de automatizare ale Make (make.com). În loc să se încerce o conexiune directă de la punctul A la punctul B de pe un server local, a fost implementată o abordare etapizată, mai sigură și mai fiabilă:

1. Pregătirea migrării cu Supabase: Deoarece vechiul sistem vTiger CRM era blocat pe un server local, am implementat Supabase pentru a acționa ca o bază de date cloud intermediară și sigură.

2. Scenarii Make pas cu pas:

• Scenariul 1 (Extragerea): Datele au fost trimise de pe serverul local vTiger către un Webhook Make. Scenariul Make a interceptat aceste seturi de date și le-a direcționat instantaneu către Supabase, asigurându-se că toate datele critice sunt stocate în siguranță în cloud, fără a suprasolicita sistemul vechi.
• Scenariul 2 (Migrarea): Un al doilea scenariu Make, creat pentru volume mari, a fost conceput pentru a prelua în loturi (batches) datele stocate în Supabase și a le transfera perfect în HubSpot CRM. Folosind modulele native HubSpot din Make, echipa a utilizat instrumentele puternice de mapare vizuală pentru a traduce tipurile de date și a sincroniza perfect câmpurile personalizate cu schema de destinație din HubSpot.

Rezultatul

Migrarea a fost executată impecabil, având ca rezultat zero pierderi de date și o eficiență remarcabilă:

• Maparea vizuală și automată a câmpurilor: Maparea și sincronizarea datelor între Supabase și HubSpot au fost complet automatizate în interfața intuitivă Make. Transformările complexe de date au fost gestionate din mers, reducând drastic intervenția manuală și riscul erorilor umane.
• Execuție ultra-rapidă: Procesarea și sincronizarea tuturor celor 15.000 de înregistrări din Supabase în HubSpot au fost finalizate în doar 24 de minute, demonstrând capacitatea excepțională a platformei Make de a gestiona un flux mare de date.
• Make ca fiind alegerea perfectă: Flexibilitatea de neegalat, modulele native robuste și funcțiile avansate de gestionare a erorilor din Make s-au dovedit a fi soluția optimă pentru acest proiect. A creat o punte perfectă între un server local restricționat și un CRM cloud modern, asigurând o tranziție fără probleme către HubSpot.