În fiecare lună, ViennaHouse by Wyndham's se confrunta cu același coșmar operațional: echipa lor de recepție a procesat manual sute de facturi pentru oaspeții de lungă ședere, calculând tarifele camerelor, taxele de parcare, taxele pentru micul dejun, generând PDF-uri și urmărind plățile.
Costul? Ceea ce ar trebui să dureze 5 minute per oaspete s-a întins în 2+ ore de muncă manuală per oaspete, consumând peste 100 de ore de personal lunar în cele 40 de proprietăți europene ale acestora.
Noi, cei de la Makeitfuture, am venit cu o soluție: Complete automatizarea facturării care a redus acest volum de muncă cu 90%.
Provocarea: Facturare manuală la scară
Problema principală a fost simplă: oaspeții lor de lungă ședere au necesitat facturare lunară pe care sistemele lor nu o puteau gestiona eficient.
Ce a însemnat acest lucru în practică:
- 300+ facturi manuale generate lunar
- Ore de urmărire a plăților pe mai multe cicluri
- Provocările documentației germane de conformitate
- Personalul este copleșit de munca administrativă repetitivă
- Procese inconsistente în 40 de proprietăți europene
Rezultatul: Echipele de la recepție au petrecut mai mult timp pe documente decât experiența oaspeților.
Soluția: Automatizarea avansată a sistemului de management hotelier
Când Makeitfuture a abordat această provocare, nu am automatizat doar procesele existente. Am reimaginat întregul flux de lucru de facturare, creând un sistem inteligent care gândește, decide și acționează de unul singur.
Soluția valorifică Fluxul de lucru al n8n capacități de orchestrare integrate direct cu API-urile de gestionare a proprietăților Apaleo.
Soluția a abordat fiecare punct de dificultate, de la identificarea oaspeților și calcularea taxei până la procesarea plăților și documentația germană de conformitate.
.png)
Iată cum funcționează:
1. Detectarea automată a oaspeților
Sistemul rulează scanări zilnice ale tuturor rezervărilor din Apaleo, identificând automat oaspeții cu sejururi care depășesc 30 de zile și solduri restante care necesită facturare lunară. Acest flux de lucru utilizează Schedule Trigger pentru execuția zilnică, funcțiile Code pentru formatarea datei și Căutare Rezervări pentru a identifica oaspeții eligibili, apoi îi împarte în loturi de procesare.
2. Calculul încărcării inteligente
În fiecare lună, fluxul de lucru preia foliile oaspeților și calculează taxele exacte: tarifele camerelor × nopți, plus taxele de parcare, costurile micului dejun și servicii suplimentare. Execute Workflow Trigger începe procesul, Search Folios preia datele oaspeților, iar structura sofisticată „buclă în interiorul buclei” (Split in lot+Condiții IF) asigură procesarea individuală a fiecărui invitat în timp ce filtrează soldurile restante.
Rezultat: peste 300 de invitați procesați în câteva minute, nu zile.
3. Stratul de inteligență prin e-mail
Găsirea informațiilor de contact ale oaspeților nu ar trebui să necesite muncă de detectiv. Sistemul caută în mai multe surse de date: platforme de rezervare, sisteme de rezervare, profiluri de oaspeți, folosind algoritmi personalizați pentru a identifica și verifica cea mai fiabilă adresă de e-mail.
Când taxele depășesc zero (pentru că de ce să procesăm facturile goale?) , sistemul ia decizii inteligente:
Calea A: Comunicarea directă a oaspeților Dacă există un e-mail, oaspetele primește o factură formatată profesional cu linkuri de plată, generată automat în conformitate cu reglementările fiscale germane. Întreaga secvență, de la calculul taxei până la livrarea prin e-mail, durează mai puțin de 30 de secunde.
Calea B: Protocolul de notificare a personalului Niciun e-mail pentru oaspeți? Sistemul avertizează imediat personalul corespunzător cu toate detaliile necesare pentru urmărirea manuală. Nimic nu cade prin crăpături, dar personalul intervine doar atunci când este cu adevărat necesar.
4. Documentație de conformitate și urmărire
Toate tranzacțiile sunt autentificate automat Foi de calcul Google prin noduri dedicate, captarea ID-urilor de plată, a datelor, a detaliilor rezervării și a informațiilor despre oaspeți. Acest lucru creează documentația germană completă de conformitate fiscală.
Rezultate: Transformare operațională măsurabilă
Câștiguri de eficiență operațională:
- Reducere cu 90% a forței de muncă legate de facturare (de la 100+ la 10 ore lunar)
- Peste 300 de facturi procesate automat în fiecare lună
- Zero erori de calcul de la implementare
Impact financiar:
- Avans de facturare de 5 zile a îmbunătățit predictibilitatea fluxului de numerar
- Economii lunare de peste 15.000 EUR numai în costurile forței de muncă
- Rata de conformitate 100% cu reglementările germane de facturare
Stiva tehnologică: la nivel de întreprindere, dar surprinzător de accesibilă
S-ar putea să presupuneți că acest nivel de automatizare necesită o infrastructură IT masivă. Nu se întâmplă.
Componente de bază:
- n8n: Platformă de automatizare a fluxului de lucru open-source (gândiți-vă la Zapier pe steroizi, dar dețineți datele)
- Apaleo: Sistem de gestionare a proprietăților nativ în cloud cu API-uri robuste
- SendinBlue: Automatizarea e-mailului pentru comunicările oaspeților
- Foi de calcul Google: Interfață familiară pentru documentația de conformitate
- 1SaaS: Strat de integrare pentru conectivitate perfectă
Concluzie: De la haosul de facturare la excelența operațională
ViennaHouse și-a transformat coșmarul lunar de facturare de 100 de ore într-un coșmar de 10 ore proces automatizat concentrându-se pe un singur lucru: cel mai mare punct de durere operațional.
Același principiu se aplică oricărei afaceri care se îneacă în procese manuale, identifică cea mai gravă provocare, automatizați-o complet, apoi extindeți-o.
Concurența dvs. se automatizează deja. Fiecare lună pe care o aștepți vă costă timp, bani și avantaj competitiv.
Sunteți gata să vă eliminați problemele operaționale? Contactați-ne la Makeitfuture astăzi și descoperiți modul în care automatizarea inteligentă vă poate transforma operațiunile de afaceri, deoarece concurența dvs. nu va aștepta și nici tu nu ar trebui să aștepte.
