Are you on the verge of realising your idea and founding a company but are still looking for suitable tools? Or you have already founded a company but have always put the topic of IT on the back burner?
Wir wissen, wie schwer es ist, ein Unternehmen auf die Beine zu stellen. Die Wahl der richtigen IT ist enorm wichtig aber auch umfassend. Damit du nicht mehr Zeit als nötig in deine Start-up Software investierst, möchten wir hier zum einen einige Tools und Anwendungen vorstellen, die wir von Beginn an für Start-ups für sinnvoll erachten. Hierbei legen wir einen klaren Fokus: Welche Tools sind zukunftsfähig und welche können nahtlos automatisiert werden?
"Why is that important? Automation is really not a priority when setting up a company".
Falsch. Wenn du dich von Beginn an bei der Wahl deiner IT auf Cloud-Software, Anwendungen mit potenzieller API-Anbindung und konkurrenzfähiger Architektur fokussierst, sparst du dir eine spätere, potenziell teure, Umstellung auf genau diese Tools.
A comprehensive automation of your IT is not only cheaper, since you already use all the necessary tools, but also saves you a lot of time right from the start. Especially for start-ups, a lot of time is often spent on customer acquisition, possibly marketing, defining processes and driving your business forward. Therefore, you should not spend even more unnecessary time on repetitive, time-consuming tasks that you can leave to automation right from the start.
Don't waste your time - Automate from scratch.
Somit ist dein Unternehmen ganz nebenbei auch noch enorm skalierfähig und deine IT ist wettbewerbsfähig aufgestellt.
Hubspot is an all-in-one software for marketing, sales and customer service that is modular in design. All these functions can be added as desired, but are built entirely on a free CRM system. Thus, although the products are available separately, they can be integrated seamlessly and are therefore scalable. The free CRM tool may be enough for you to start with, and when it's up and running, you can add exactly the functions you still need.
Was uns außerdem überzeugt: HubSpot CRM ist als App in Make automatisierbar. Somit kannst du Sales und CRM von Beginn an automatisieren: Beispielsweise bekommst du eine Nachricht oder Anfrage über deine Webseite oder ein Lead-Formular wurde ausgefüllt: Die Automatisierung antwortet darauf ganz automatisch und lädt den neuen Lead sofort zu einem Beratungsgespräch ein.
It's important to keep track of your leads from the beginning and turn your prospects into potential customers. That's why we consider email marketing essential. With Mailchimp's "Free Forever" plan, for example, you can send up to 12,000 emails per month and reach up to 2,000 subscribers for free. Forms and landing pages are also included.
Integrierst du das ganze wieder mit Make kannst du beispielsweise neue MailChimp Abonnent*innen automatisch zu einem Google Sheet hinzufügen. Oder du verbindest MailChimp mit Hubspot und speicherst so Änderungen im Kund*innenstatus aus MailChimp direkt im CRM. Lass dir nie wieder einen Lead entgehen und verknüpfe dein CRM
ActiveCampaign bietet die gleichen Vorzüge, allerdings keine Free-Version. Hier startest du mit dem Lite Package ab 9$ pro Monat, kannst aber sofort unbegrenzt E-Mails und Newsletter versenden.
Die Automatisierung funktioniert hierbei natürlich genauso gut.
Asana is also available in a free and premium version, whereby in our eyes the free version is completely sufficient (even in the long term). The only limit is the number of users (15). After that, you have to pay for it. With this, tasks can be managed and distributed in the team, projects can be created, you can get an overview of the status of the individual project tasks and collaborate.
Auch Trello bietet jede Menge Features fürs Aufgaben- und Projektmanagement mit Fokus auf die Kanban-Methode. Die Oberfläche ist hier besonders schlank und übersichtlich. Die Free-Version ist bis zu 10 Teamboards (also Boards, die allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen) sehr leistungsstark.
Beide Anwendungen kannst du selbstverständlich automatisieren: Erstelle Aufgaben automatisch aus deinen Nachrichten heraus, erstelle Kalenderereignisse aus Trello Cards oder Asana Aufgaben, speichere abgeschlossene Asana Aufgaben in einem GoogleSheet (denn diese kannst du leider nachträglich nicht mehr in Asana einsehen) oder erstelle neue Projekte in Asana für neue Leads aus deinem Hubspot CRM.
Zu Google Drive und OneDrive gibt es wahrscheinlich nicht mehr viel zu sagen. Beide Services sind wahrscheinlich den Meisten ein Begriff. Egal für welche der beiden Anbieter du dich entscheidest, wir empfehlen dir eine konsistente Nutzung aller übrigen Services, also Mails, Docs und Kommunikation.
Somit ist es ebenfalls möglich, problemlos deine G-Suite oder Microsoft 365 zu integrieren. Die Möglichkeiten hierbei sind wirklich umfassend.
So kannst du automatisch Trello Anhänge im OneDrive speichern lassen oder andersrum Trello Cards aus OneDrive Ordnern erstellen lassen (das gleiche geht natürlich genauso mit Google Drive). Oder du speicherst automatisch E-Mail Anhänge in deinem Cloud-Storage.
Um die Buchhaltung kommt niemand vorbei. Wir empfehlen hierbei Lexoffice als Buchhaltungs-Software. Warum? Das liest du hier. Denn mit Make und Lexoffice sind vielfältige Automatisierungen möglich, die dir die Buchhaltung so leicht wie möglich machen und somit deutlich weniger Zeit für diese ungeliebte Aufgabe draufgeht.
Asana und Trello sind besonders fürs interne Projekt- und Aufgabenmanagement geeignet. Schwierig wird es jedoch, wenn du Kund*innen oder Freelancer einladen möchtest, um am Projekt zu kollaborieren ohne vollen Zugriff auf alle anderen Projekte, Aufgaben und Daten zu haben. Hierfür eignen sich hingegen Plutio und ClickUp hervorragend.
Außerdem kann Plutio deine Zeit auf einem einzelnen Projekt tracken, sofort Rechnungen erstellen lassen, es deinen Kund*innen ermöglichen, Dateien hochzuladen, Angebote erstellen und in einem Chat direkt zu kommunizieren. Das Ganze startet bei 15$ pro Monat wobei wir eher das Studio Package für 20$ empfehlen, denn hier können auch Kund*innen eingeladen werden. Falls das für den Anfang etwas happig erscheint, schau immer mal bei AppSumo vorbei. Hier gibt es für eine Vielzahl an Tools immer wieder richtig gute Deals.
ClickUp wirbt mit sehr ähnlichen Funktionen, Projektmanagement, Kollaboration, individuelle Ansichten, Kommunikation – alles auf einer Plattform. Der Vorteil hierbei: Es gibt eine Free Forever Version mit unlimited Aufgaben und Nutzer*innen.
Automatisierst du deine Projekte, kannst du beispielsweise Trello Boards in Plutio klonen (falls du weiterhin Trello fürs interne Projektmanagement nutzen möchtest), Aufgaben aus deinen Mails createn, Kalenderereignisse als ClickUp Aufgabe speichern und so vieles mehr.
Niemand kommt um eine Webseite drumrum. Denk gar nicht erst drüber nach. Als erste Anlaufstelle für deine Kund*innen solltest du hierauf besonders viel Wert legen.
Wordpress ist klarer Marktführer und das nicht umsonst. Webseite und Blog kannst du kostenfrei integrieren und somit sofort deine Content Strategie umsetzen. Der Service besticht durch seine intuitive und leichte Oberfläche ganz ohne Programmierkenntnisse. Hierbei gibt es zudem eine kostenlose Version für “ein Leben lang”. Auch das Premium Package ist mit einigen weiteren Funktionen, wie einer kostenlosen Domain, Premium Themes sowie Marketing- und Monetarisierungstools, für 8€ im Monat wirklich top. Außerdem gibt es eine unzählige Menge an Plug-Ins, die dir SEO, Back-ups oder Übersetzungen erleichtern.
Auch Webflow bietet eine kostenlose Version zum Website-Bau an. Allerdings ohne White Labeling (also ohne dein eigenes Logo). Dann musst du dich für einen Site Plan oder Account Plan entscheiden. Auch hier ist die Oberfläche ohne Programmierkenntnisse verständlich und intuitiv. Das Tool bietet aber außerdem noch E-Commerce Features und CMS an.
Deine Blogposts können durch Make einfach automatisiert werden und bei Veröffentlichung sofort in alle relevanten Social-Media Kanäle gepostet werden. Oder du speicherst neue Abonnent*innen aus Webflow direkt in MailChimp.
Um neue Leads zu generieren, gewinnen Sales Funnels immer mehr an Bedeutung. Diese sollen (im Gegensatz zu einer Webseite) die Besucher*innen intuitiv und step-by-step durch den gesamten Vertriebsablauf führen. Somit geht kein Lead auf dem Weg verloren. Auch die Individualisierung ist etwa über Quiz’ und Fragebögen möglich, sodass Kund*innen nur die für sie relevanten Produkte und Services angezeigt bekommen.
ClickFunnels bietet einen solchen Sales Funnel Builder. Zugegeben, das Tool ist mit 97$ pro Monat im günstigsten Plan kostenintensiv. Wir empfehlen aber dennoch, es für einen späteren Zeitpunkt im Hinterkopf zu behalten.
Auch hier kann eine Automatisierung helfen: MailChimp Subscribers können aus neuen ClickFunnels Kontakten erstellt oder geupdatet werden oder eine GMail Nachricht wird für einen neuen ClickFunnels Kontakt versendet.
Die gleiche Funktion kann ein Facebook Form durch eine Facebook Lead Ad erfüllen. Hier können die Lead-Daten sofort ins CRM übertragen werden und eine E-Mail-Marketing Kampagne gestartet werden.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
Arrange a free cloud integration consultation now
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
